Архив электронной почты

В век, когда проще написать коллеге из соседнего отдела электронное письмо, чем позвонить по телефону или подойти поговорить лично, проблема хранения почтовых сообщений встала особенно остро. Дело в том, что электронная почта стала играть значительно более важную роль в деятельности фирмы, чем можно было представить еще какие-то пять лет назад. Корпоративная электронная почта стала хранилищем информации, важность которого не уступает обычному архиву финансовых или проектных документов.

Как образуется мини архив

За несколько лет работы, у каждого сотрудника образуется личный мини-архив, который он ведет по своему усмотрению. В нем скапливаются документы, деловая переписка с клиентами и партнерами, даты назначенных встреч, словом – все, что за счет чего ежедневно существует компания.

Входящие и исходящие сообщения

Согласно общей тенденции, входящие и исходящие сообщения составляют около 35% корпоративной «базы данных». И в некоторых странах уже бьют тревогу по этому поводу. Чтобы избежать потери этой значимой части информации, на законодательном уровне организации были обязаны создать архив электронной почты и хранить сообщения до 7 лет. А в США некоторые сообщения хранятся до 26 лет. Это даже больше, чем сроки хранения стандартных документов!
Несмотря на то, что пока в нашей стране нет обязательного хранения электронной переписки, хороший руководитель должен задуматься над этим.

Чем полезен архив электронной почты:

  • Обеспечивает порядок в хаосе непрерывно поступающих сообщений, быстрый поиск и оперативный доступ к данным;
  • Гарантирует надежность хранения и защиту от утечек информации;
  • Участвует в принятии решений и ускоряет бизнес процессы;
  • Решает проблему резервного копирования в случае, если владелец ящика случайно или умышленно удалит важное сообщение;
  • В нем хранятся письма даже сотрудников, ушедших из компании; Служит инструментом при расследовании внутренних инцидентов организации;

Данные могут являться неоспоримыми доказательствами в суде в случае возникновения юридических претензий.


Мы готовы помочь вам справиться с непрерывным потоком входящей и исходящей информации, надежно заключив ее в электронный архив.


смотрите также:

Вопрос о хранение документов после ликвидации

Оформление документов по личному составу

Для чего нужна сшивка документов?

Систематизация листов в делах постоянного хранения и по личному составу

Передача документов внутри организации

Наши клиенты