Архивация первичных документов

Архивация первичных документов — услуга, актуальная для большинства компаний, независимо от сферы деятельности и масштаба. Процедура передачи такой документации в архив регламентирована законодательством России, а также основные моменты прописаны во внутренних приказах предприятия, организации или учреждения.

Подготовка к архивации первичных документов

Этот подготовительный этап можно осуществить самостоятельно, но лучше обратиться к профессионалам — например, в «Архивный Сервис». У наших сотрудников есть колоссальный опыт реализации как простых, так и нестандартных проектов. В любом случае первый этап архивации первичных документов включает в себя:

• составление внутренней описи и листа-заверителя по образцу;
• переплет архивного дела, нумерацию листов, оформление обложки;
• сортировку подготовленных папок, устранение каких-либо недостатков.

При архивации первичных документов особое внимание уделяется именно составлению внутренней описи. Она состоит из 6 обязательных пунктов: порядкового номера, регистрационного индекса документа, даты документа, заголовка, номеров листов дела, примечаний.

Почему первичные документу нельзя просто утилизировать

В первичной бухгалтерской документации содержится точная информация обо всех хозяйственных действиях юридического лица. Речь идет о начислении и выплате зарплаты персоналу, перечислениях по расчетному счету компании, финансовых поступлениях в кассу и всех расходах.

Основные причины того, почему архивация первичных документов считается важным требованием:

• именно на основе этих бумаг составляется регистр учета;
• потеря хотя бы одного из первичных документов исказит данные бухгалтерского учета и приведет к серьезным последствиям во время проверки;
• дополнительная задача такого архива: расчет и уплата налогов и сборов в госбюджет, фонды разных уровней.

Минимальный срок хранения первичных документов в государственном, муниципальном или коммерческом архиве составляет 5 лет. Чтобы избежать возможных штрафов и других санкций со стороны проверяющих органов, руководители предприятий или главные бухгалтера предпочитают хранить эти бумаги заметно дольше — и это правильно.

Если вам нужна профессиональная архивация первичных документов, лучше сразу обратиться в «Архивный Сервис». Это одна из специализаций нашей компании, поэтому все сделаем быстро и качественно, под ключ. Звоните: +7 495 227 04 94.