Архивная обработка и хранение приказов в организации

Каковы сроки хранения приказов на современном предприятии? И вообще, как правильно организовать хранение приказов? Собрать их вместе или разложить по разным папкам?

Попробуем разобраться в этих «бумажных делах».

Сроки хранения приказов, пусть даже изданных в один день, могут быть совершенно разными. Скажем, хранение приказов по основной деятельности фирмы считается бессрочным. То есть, их нужно должным образом классифицировать и хранить постоянно.

Хранение приказов о хозяйственной деятельности

Хранение приказов о хозяйственной деятельности фирмы должно длиться 5 лет. Если таких бумаг накапливается очень много, для удобства их делят на несколько томов. По истечении срока хранения эти приказы нужно уничтожить, составив об этом специальный акт.

Что же касается приказов по личному составу, то здесь всё не так однозначно.

Сроки хранения приказов по личному составу могут быть:

  • Кратковременными. 5 лет - таков срок хранения приказов о предоставлении отпуска, назначении дежурства, о взыскании или о краткосрочном командировании сотрудника в другой город.
  • Длительными. В этом случае сроки хранения приказов достигают 75 лет. Это приказы об увольнении или принятии на работу, о переводе, о поощрении либо о перемене анкетных данных сотрудника.

Со сроками хранения документов мы разобрались. Но как грамотно организовать хранение приказов?

Прежде всего, приказы должны храниться отдельно друг от друга. Если после регистрации подшивать их в одно и то же дело, то вскоре возникнет настоящий хаос. В результате работа фирмы застопорится (не говоря уже о претензиях проверяющих организаций).

Создать номенклатуру дел

Вот почему на предприятии необходимо создать номенклатуру дел. Для небольшой организации - общую, а для крупного предприятия - разделённую на отделы и со специальным литерным шифром. Но в любом случае все приказы придётся разделить как минимум на три категории: приказы по хозяйственной деятельности, по основной деятельности и по личному составу. А затем - правильно классифицировать каждый документ, пронумеровать и расположить в строгом порядке.

Как видите, грамотно хранить приказы - означает не просто раскладывать их по папкам.

Это сложный, тонко организованный процесс, в котором неточности недопустимы. Малейшая небрежность тянет за собой целую цепочку ошибок - иногда, увы, неисправимых. Поэтому организацией хранения приказов должен заниматься только профессионал.

Сотрудникам, пусть даже очень старательным, но не имеющим опыта составления описей, такую сложную работу поручать не стоит. Гораздо более спокойный и надёжный ход - прибегнуть к помощи настоящих профи. Опытные архивариусы определят сроки хранения приказов, классифицируют их, обработают должным образом и найдут для каждой бумаги верное место в архиве. Именно такой работой занимается «Архивный Сервис».

Доверяйте архивную обработку специалистам

Наш коллектив состоит из тех, для кого обработка документов - настоящий профессиональный «конёк», дело всей жизни. Работая с архивами российских компаний, мы неукоснительно соблюдаем госстандарты РФ по хранению приказов и других документов. И ещё одно наше правило - прежде чем приступить к работе, мы гарантируем Клиенту абсолютную корректность обработки бумаг и составления описей. С «Архивным Сервисом» Вы будете спокойны за каждый документ.

Обращайтесь в нашу архивную компанию по телефону: 8 (495) 227-04-94

 

 


смотрите также:

Обеспечение безопасности документов архива

Сроки хранения кадровых документов

Систематизация архива

В чем отличие копирования документов от сканирования

Программы для оцифровки документов

Наши клиенты