Архивирование бухгалтерских документов

архивирование бухгалтерских документов

Первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Спустя определённый срок с ними нужно что то делать, чтобы обеспечить безопасность данных, и освободить место для более актуальных бумаг. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив и положить их на полку.

Сроки хранения

Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов. Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.

Очередность архивирования документов

  • Документы по зарплате;
  • Документы, срок хранение которых истек;
  • Документы, срок хранение которых не истек.

Процесс архивирования

В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и длительного срока хранения. Затем из документов формируются стопки согласно их видам или принадлежности к определенному периоду. Стопки брошюруются, то есть подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются. Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки. Это могут быть сертификаты, лицензии и т.п. На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период. Именно эти данные отражаются потом в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск. В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись (в случае, если название самого дела не раскрывает содержания), а также составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации.  Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы.

Почему мы

Аккуратно архивированные бухгалтерские документы можно смело нести в архив. И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов. Зачем вам платить штрафы за документы десятилетней  давности, о которых вы и думать забыли? Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или пишите на info@archiv-s.ru , мы поможем вам обработать документы правильно

смотрите также:

Архивирование кадровых документов

Правильное составление описи документов (дел) для сдачи в архив

Оцифровка архивов: нюансы, особенности, преимущества

Электронный и бумажный архив: создание и организация

Оформление документов по личному составу

Наши клиенты