Архивная деятельность в организации: c чего начать

Архивная деятельность в организации играет важную роль в процессе её формирования и дальнейшей успешной работы. Фиксация ценных бумаг, различных документов, прибытие или их выдача, контроль использования, хранения и содержания, просто не возможны без грамотно организованного архива. Поэтому крайне важно отнестись к архивированию документов со всей ответственностью ещё на начальных этапах, чтобы в дальнейшем не испытывать никаких трудностей. Любая утерянная документация, пусть и не такая важная, как большие контракты, со временем может создать для компании немалые неприятности, и придётся на неизвестных срок отложить любые важные дела, чтобы всё исправить.

Итак, вот основные документы, которые фундаментом основой вашего архива:

  • книги для поступления документов, а также для выдачи;
  • документ для контроля любых изменений в структуре архива;
  • номенклатура;
  • реестры, а также сводные описи дел подразделений;
  • карточки учёта (личные дела, движение фондов, уничтожение или передача в другой архив).

Как действовать поэтапно?

Архивные документы в деятельности организации должны быть всегда в лёгкой доступности и иметь надлежащий вид. Для этого есть особые рекомендации, которые помогут вам не допустить неразберихи:

  • перед тем, как приступить к архивированию, обязательно перепроверьте уже существующие документы на предмет состояния и ошибок, их количество, а также место, где предполагается создать архив;
  • хорошо продумайте организацию приёма документов, их сохранность и структурные подразделения, которые будут удобны именно вашей компании;
  • обязательно проверьте каждый документ и отберите ненужные бумаги, которые уже сейчас можно либо ликвидировать, либо передать на постоянное хранение;
  • необходима инвентаризация каждого документа поступающего в архив от любого представителя организации;
  • создание номенклатуры по отдельным бумагам, в случае утери документов, срочно заняться их поиском или восстановлением;
  • чётко отладить приём и подачу документов в архив, с обязательным ограничением доступа посторонних лиц, чтобы сохранить целостность и гарантию безопасности вашей компании;
  • очень внимательно отнеситесь к качеству переплёта, а также материалов для создания обложек с надписями о содержании папки, иначе будете иметь дело с «папирусами», которые очень быстро потеряют свою ценность.

Если вы понимаете, что это крайне сложный для вас процесс, или у вас нет времени или специалистов для организации архива, то вам лучше обратиться в компанию, профессионально оказывающую архивные услуги.

    Оставить заявку на консультацию

    Часто задаваемые вопросы

    Свяжитесь нами по телефону +7(495)227-04-94 или электронной почте info@archiv-s.ru наши специалисты рассчитают стоимость

    Да, мы даем гарантию 1 год

    До начала оказание услуг, вы вносите аванс, окончательная оплата происходит по факту. В особых случаях, возможна оплата по факту работ без внесения авансового платежа.

    Работы могут осуществляться как на территории исполнителя так и на территории заказчика.

    Да мы оказываем как разовые услуги так и работаем на постоянной основе.