Архивное хранение документов, образующихся в процессе деятельности организаций

При работе организации накапливается множество всевозможных документов. Они обосновывают хозяйственные и кадровые операции, сделки, расходы и прочие ключевые действия. Контролирующие органы, например налоговая инспекция, в любой момент могут затребовать эту информацию для проверки. Срок архивного хранения документа в организации зависит от того, насколько важны содержащиеся в нём данные. Существуют бумаги, которые можно уничтожить сразу после прочтения: различные приглашения, коммерческие предложения, поздравительные адреса и т.д.

Виды сроков хранения:

• временным (от 1 до 10 лет);
• долговременным (более 10 лет);
• постоянным (хранить вечно).

Как правильно организовать архив?

По закону за архивное хранение документов, образующихся в деятельности организации, отвечает руководитель. Эти полномочия он может передать другому сотруднику, издав соответствующий приказ. Хранить бумажные формы положено в шкафах и сейфах, находящихся в отдельном помещении — архиве. Требования к обустройству такого хранилища установлены Госархивом. Они носят рекомендательный характер, то есть штрафы за их нарушение не предусмотрены. Каждая компания имеет право самостоятельно решать, где держать архивные документы, главное — обеспечить их сохранность.

Что делать, если нет места под архив?

В небольших организациях не всегда есть возможность выделить под архивное хранение целое помещение. В этом случае стоит рассмотреть альтернативные варианты. Например создание электронного архива — эффективный способ освободить офисное пространство от кучи папок и упростить поиск информации. Учтите, что перевести в цифровой вид можно не все документы. По закону есть информация, которая должна оставаться только на бумаге. Например, секретные материалы или данные, относящиеся к государственной тайне. Так же можно воспользоваться депозитарным (внеофисным) хранением. Этот способ подойдёт тем организациям, для которых принципиально сохранение документов в бумажном виде.

Услуги по созданию архивов

Нужна помощь с архивным хранение документов, образующихся в ходе деятельности организации? Обращайтесь к профессионалам. Мы не только гарантируем сохранность архива, но и приведём его в безупречный вид: рассортируем документы, выстроим удобную и интуитивно понятную систему навигации, при необходимости — оцифруем информацию, составим электронную опись, своевременно уничтожим бумаги с вышедшим сроком хранения. Звоните нам по телефону: (495) 227-04-94 или пишите на info@archiv-s.ru.