Архивные компании: основные современные услуги

«Почему на рынке востребованы архивные фирмы и архивные компании» — вопрос, в принципе, из той же области, что и «почему нужны специализированные бухгалтерские и юридические компании» или «почему существуют охранные агентства и компании по уборке». Ответ заключается в том, что аутсорсинг даёт огромные преимущества перед созданием собственных профильных отделов.

Преимущества работы с архивными компаниями.

При необходимости той или иной работы, вам нет необходимости создавать профильный отдел внутри компании. Это означает, что:

• Обратившись в архивную компанию (или иную, предоставляющую услуги аутсорсинга), вы будете иметь возможность сразу же, безо всяких предварительных этапов, начать полномасштабную работу. Не нужно время на подготовку, введение в курс и «притирку». Просто заключите контракт и работайте.
• Архивные фирмы позволяют вам не беспокоиться об уровне профессионализма сотрудников. В случае, если бы вы начинали работать со своим отделом, вам бы в любом случае пришлось искать и обучать персонал. С архивными компаниями этой проблемы нет.
• Внешние архивные компании всегда действуют эффективно и стабильно. Ваш архивист может заболеть, уволиться, уйти в отпуск или же начать недобросовестно работать — а внешняя специализированная архивная фирма всегда предоставляет высокое качество услуг. Кстати, обязательно учитывайте отпуска и болезни своих сотрудников, когда будете сравнивать затраты на аутсорсинг и собственный отдел.
• Не нужно дополнительное помещение, не нужны компьютеры и программы, расходные материалы, не нужна уборка в новом помещении, не нужно увеличивать нагрузку на бухгалтерию и секретариат. Просто заключите контракт с архивной компанией.
• Архивные фирмы, компании позволяют оптимизировать ваш бизнес: если вы твёрдо знаете, что в этой сфере всё в порядке, если вам не нужно следить за своими сотрудниками и контролировать их работу, если вам не требуется тратить время на решение вопросов с отделом — то у вас освобождается огромное количество ресурсов, которые вы можете потратить на получение прямой прибыли по своей основной специализации.

Архивные фирмы  удобный вариант архивного хранение документов

Таким образом, архивные фирмы являются одним из самых удобных вариантов организовать архивное хранение документов как для малых, так и для крупных компаний.

Архивные компании: основные современные услуги:

Архивные компании оказывают множество современных услуг как в сфере хранения бумажной документации , так и в области организации электронных архивов и систем электронного документооборота. По сути, основная сфера работы архивных компаний может быть описана следующим образом:

• Построение хранилищ бумажных документов;
• Организация и внедрение электронных архивов;
• Обеспечение надлежащего хранения электронных и бумажных документов в полном соответствии с действующим нормами Росархива и законодательством;
• Организация автоматического учёта хранения документов в соответствии с нормативами;
• Консалтинговые услуги;
• Операции с физическими носителями: учёт, уничтожение документов и их транспортировка.

Многие операции с документами, могут быть автоматизированы помощью архивной компании.

• Систематизация документов внутри дела по заданному признаку;
• Автоматизация разбивки дела на тома в зависимости от объёма документов в деле;
• Полное оформление архивных дел, включая создание описей различного уровня;
• Автоматизация создания регистрационных карточек как на единицы архивного хранения, так и на отдельные документы.

Часть операций требует постоянного внимания сотрудников и не может быть автоматизирована:

• Создание номенклатуры дел и контроль её соблюдения (в том числе на основе ранее введённой номенклатуры);
• Электронная регистрация документов (ввод данных);
• Осуществление контроля правильности всех операций;
• Принятие решений относительно архитектуры информационного комплекса и его принципов организации;
• Проведение экспертизы ценности документов, выделенных для уничтожения.

Решения задачи хранения документов

По сути, архивные компании предлагают два типа решения задачи хранения документов (электронный и бумажный), отличающиеся с точки зрения бизнес-процессами следующими характеристиками:

• Электронный архив сложен во внедрении, но удобен и прост в работе, а также даёт возможность автоматизировать процессы и сократить нагрузку на персонал.
• Бумажный архив не требует существенных первоначальных затрат, однако с ростом архивной базы вызывает всё больше и больше сложностей в работе.

Таким образом, оптимальным решением для развивающейся компании представляется старт с бумажного архива (под управлением архивной компании), а позже, на определённом этапе — переход к электронной форме хранения документов.

 Компания  «Архивный Сервис» работает на московском рынке архивных услуг с 1997 года.