Аудит архива
Одной из услуг, профессионально оказываемых нашими специалистами, является аудит архива предприятия. Суть услуги заключается в оптимизации и проверке наличия и состояния хранящихся в архиве дел.
Целесообразность аудита архива
Целесообразность аудита архива для защиты долгосрочных интересов компании, ее клиентов и персонала не вызывает ни малейших сомнений - так же, как не вызывает сомнений необходимость профессионального подхода к выполнению такого аудита. Именно такой подход мы предлагаем своим клиентам, специалисты которой имеют большой опыт выполнения аудита архивов, принадлежащих предприятиям разных форм собственности.
Этапы работ по аудиту архива:
На первом этапе работы архивистами выполняется предварительный осмотр архива, в ходе которого производится оценка объема предстоящей работы и ее согласование с заказчиком. Важную роль на данном этапе играет критерий существенности, грамотное применение которого способно свести к минимуму временные и финансовые затраты.
Инвентаризация архива
В ходе последующей инвентаризации определяется количество дел, входящих в архив, их разнесение по категориям в соответствии с перечнем типовых документов и номенклатурой дел. Отбираются дела, находящиеся в неудовлетворительном состоянии, составляется акт на их уничтожение. Производятся сортировка дел по срокам их хранения и экспертиза ценности документов, входящих в дела архива, с составлением соответствующего заключения о результатах экспертизы.
Отбор по срокам хранения
На следующих этапах аудита архива производится отбор документов постоянного, длительного и временного сроков хранения, в ходе которого составляются соответствующие описи. Систематизируются документы по личному составу (приказы о приеме, увольнении, перемещении, ведомости по начислению заработной платы, трудовые контракты, ряд других).
Типовой отчет
- общий объем архивных единиц хранения;
- количество формируемых архивных единиц в год;
- основные группы документов и процессы их формирования, движения, учета и хранения;
- приблизительный объем документов к уничтожению;
- оценка текущего состояния документов;
- оценка условий хранения документов;
- заключение по выявленным рискам и нарушениям;
- пути оптимизации корпоративного архива.
Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы сэкономим Вам деньги на содержание документов.