Аутсорсинг обработки документов

Чем больше документов производит организация, тем сложнее справляться с их обработкой силами штатных сотрудников. Модель, при которой обработкой «нагружают» сотрудников, не имеющих опыта в архивном деле и оцифровке, несостоятельна: случаются ошибки, человек отвлекается от прямых обязанностей, перерабатывает и устает. Остается только включать в штатное расписание архивариуса или — выбрать аутсорсинг обработки документов. Компания «Архивный сервис» оказывает услуги оперативной инцидентной обработки документов и работает над пополнением архивов организаций на постоянной основе. Аутсорсинг — выгодней, чем увеличение штата или привлечение сотрудников к непрофильной работе.

Алгоритм обработки документов:

• осмотр и сортировка;
• сшивание в дела или подшивание к уже существующим в архиве делам;
• занесение информации о каждом новом документе в реестр, опись в деле и папке.

Если аутсорсинг предполагает обработку документов для электронного архива, то перечень операций включает в себя оцифровку и верификацию, создание карточки документа.

Выгода аутсорсинга обработки документов:

• сотрудники компании не отвлекаются на деятельность, которая не относится к их прямым обязанностям;
• увеличивается скорость обработки документов — с помощью специализированного программного обеспечения и производительных сканеров специалисты быстро обрабатывают большое количество документов;
• становится меньше ошибок при распознавании — проверка качества и точности распознавания обязательна при обработке документов, а применение специального оборудования позволяет обрабатывать без ошибок большое количество однотипных документов.

Аутсорсинг позволяет полностью перевести часть бизнес-процессов — в нашем случае это обработка документов — в зону ответственности сторонней организации.

Услуги профессионалов

Наша компания берет на аутсорсинг обработку документов как для бумажных архивов, так и для электронных. Специалисты компании имеют опыт работы с любыми типами документов — первичных бухгалтерских, административных, кадровых, связанных с деятельностью проектных организаций и производством. Передав заботы об обработке профессионалам, любая организация может сосредоточиться на основной деятельности, не беспокоясь о том, как ведется и пополняется архив.