Автоматизация учета кадров в архиве

Кадровый учет включает разработку и ведение документации, связанной с движением персонала внутри организации, расчетами и фиксированием рабочего времени. Документы по личному составу со сроком хранения более 10 лет отдел кадров передает в архив. Дальнейшая обработка документации архивистами производится как вручную, так и при помощи автоматизированных систем.

Хранение кадровых документов

Когда делопроизводство завершено, отдел кадров должен переместить документацию длительного хранения в архив в течение 3 лет. Передаче подлежат:

• распоряжения руководства, касающиеся перемещения сотрудников внутри организации (прием, перевод, увольнение);
• приказы о предоставлении премий, длительных отпусков и поощрений;
• личные дела, карточки временных и постоянных работников;
• документация по заработной плате (лицевые счета, ведомости);
• списки личного состава и трудовые договоры;
• акты несчастных случаев, случившихся на производстве.

Документы формируются в дела и передаются в архив по сдаточной описи. Там кадровая документация проходит экспертизу ценности, оформляется, учитывается и хранится.

Автоматизация в архиве

Для увеличения производительности в работу архива может быть внедрена автоматизированная система. Автоматизация учета кадров с помощью архивистов позволяет:

продублировать документацию в электронном виде и предотвратить потери;

быстро получить доступ к сведениям о трудовом стаже работников и прочей информации социально-правового характера;

оперативно искать и просматривать любой документ или тематическую подборку;

повысить эффективность работы в архиве и сократить издержки (штат, площади для хранения);

организовать моментальный обмен кадровой информацией между архивным и другими отделами.

Если у ваших компании или предприятия возникла необходимость в упорядоченном хранении кадровых документов в электронной форме, автоматизация учета кадров – именно то, что нужно.

С внедрением поможет Архивный Cервис

• переведем кадровую документацию в электронный вид;
• организуем работу с документами по учету кадров в архиве;
• при необходимости возьмем архивную обработку на себя.

Свяжитесь с нами по телефону, электронной почте или через форму обратной связи на сайте, чтобы оставить заявку, задать вопрос или проконсультироваться.