Бизнес-архив. Необходимый винтик в вашей работе

Вы только начинаете свой бизнес или давно и стабильно работаете. У вас маленькая компания с пятью сотрудниками или огромная, с филиалами по всему миру. Все это несущественно. В любом случае, вы сталкиваетесь с такой проблемой, как необходимость систематизации и хранения документов .  Выход есть. И этот выход называется «бизнес-архив».  

Бизнес-архив  совмещает в себе несколько функций.

Самой поверхностной и явной для всех является элементарное упрощение работы с большим количеством бумаг. Систематизированные, каталогизированные и сформированные  по определенным признакам в дела документы - при необходимости - намного легче найти. Но на этом полезные функции его не заканчиваются, а даже, наоборот, только начинаются. 

Сроки хранения

Различные документы имеют различный срок хранения.  При этом  храниться они должны в соответствии с определенными законодательными нормами. Бизнес-архив является как раз той самой системой хранения документации, которая отвечает требованиям закона. Но и это еще не все. 

Бизнес-архив  нужный и  полезный инструмент

В работе любой организации бизнес-архив является нужным и очень полезным инструментом. Помимо экономии времени и сил сотрудников, он обладает рядом свойств. Бизнес-архив помогает осуществлять контроль над  деятельностью компании, например, над  экономической и маркетинговой политикой,  в течение определенного количества времени.

Бумажные и электронные архивы 

В настоящее время бизнес-архив может существовать как в привычном бумажном варианте, так и в электронном. Последний, хоть и не имеет пока еще широкого распространения, но заметно выигрывает по многим показателям у «бумажного» вида. 

Его преимущества заключаются в следующем: 

  • лучшая сохранность документов,
  • оперативный поиск информации,
  • высокий уровень контроля безопасности,
  • снижение затрат на содержание архива благодаря отсутствию необходимости в больших площадях.  

Какой вид архива выбрать – решать, конечно же, вам. Главное, помните, что бизнес-архив будет прекрасным помощником в ваших делах. 

Ведение архива предприятия сторонней организацией

Управление и ведение архива предприятия сторонней организацией позволяет компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Сторонние организации берут на себя все обязательства необходимые для полноценного функционирование архива.
В итоге получается, что суммы, потраченные на оплату управления и ведения архива организацией, могут оказаться заметно меньше, чем те средства. Что тратятся на содержание собственной архивной службы. При этом качество оказываемых услуг по ведению архива – на высоте. Специалисты таких организаций обычно всегда в курсе всех изменений в законодательстве.                                                        

Ведение архива специалистами ООО "Архивный Сервис" производится с учетом пожеланий клиента. Отчетность предоставляется по первому требованию в той форме, которая удобна клиенту.

 

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем вам .

 


смотрите также:

Архив электронной почты

Составление описи архивных дел

Закон о бухгалтерском учёте от 23.11.1996 г. № 129-ФЗ

Систематизация листов в делах постоянного хранения и по личному составу

Составление архивных описей: методические рекомендации

Наши клиенты