Cдача кадровых документов в архив

Кадровая документация сдается в архив,  не только когда выходит из документооборота. Документы по личному составу, такие как: личные карточки сотрудников, личные дела, приказы, распоряжения, трудовые соглашения - строго конфиденциальная информация, работать с которой имеют право только сотрудники отдела кадров и проверяющие организации. 
Соответственно, после сдачи их на архивное хранение необходимо также исключить несанкционированный доступ к ним.

Правильное оформление кадровых документов

При сдаче кадровых документов в архив следует, сразу же позаботится об их надлежащем оформлении. Даже если в своем личном архиве кадровик может хранить документы  в любом удобном для него порядке, аргументируя это тем, что он и так знает, что где лежит, руководителю организации стоит задуматься о том, в каком виде эти же самые дела буду сданы в архив.
Не стоит забывать, что большинству из них храниться 75 лет, и большую часть этого времени - в архиве. И если ваши дела изначально были оформлены, как полагается, процедура сдачи кадровых документов в архив пройдет без дополнительных временных и финансовых затрат. 

Как правильно должна проходить сдача кадровых документов в архив? 

Рассмотрим процедуру по шагам:

Первый шаг

Собираем личные карточки, приказы, письма, которые уже вышли из документооборота и формируем их в дела. Для этого необходимо определить срок их хранения и распределить относительно этого: вместе должны лежать документы с одинаковым сроком хранения. 

Второй шаг

Проводим экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и документы, которые не подлежат долгосрочному хранению, или вообще не имеют никакого отношения к делу. 

Третий шаг

Оформляем дела. Для этого их нужно подшить в твердую обложку и указать на ней реквизиты дела. Нужно указать: номер дела, срок хранения, дату, название, количество листов. 

Четвертый  шаг 

Далее при сдаче кадровых документов в архив следует сделать внутреннюю опись для личных дел, а также общую опись, содержащую перечень сдаваемых дел. Это очень поможет при дальнейшей работе с архивом. Копия описи остается у вас в отделе кадров, чтобы точно знать, что уже было сдано на хранение. 

Пятый шаг

Сдаем кадровые документы в архив . При сдаче нужно обязательно сверить каждое из передаваемых дел с описью. Такой двойной контроль дисциплинирует и предотвращает ошибки.
Подобная точность при работе с кадровыми документами поможет избежать неловких ситуаций с сотрудниками или проверяющими органами.

 

 Специалисты "Архивный Сервис"  оказывают услуги по всем видам сдачи в архив, включая согласование с принимающим архивом. Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.


смотрите также:

Переплёт с реставрацией

Обеспечение безопасности документов архива

Составление заголовков дел управленческой документации и личному составу

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Почему лучше доверять обработку архива профессионалам

Наши клиенты