Чем отличается архив ИП от архива юридических лиц

Один из самых распространенных вопросов от индивидуальных предпринимателей является, чем отличается архив ИП от архива юридических лиц. Некоторые из них полагают, что обязательства по корректному комплектованию, использованию, учету и хранению документов, актуальные для юридических лиц, на ИП не распространяется. Ведь предприниматель – физическое лицо. Соответственно и спроса с него меньше.На самом деле это не так.

ИП обязаны также хранить  документы

По сути архив ИП отличается от архива юридических лиц только масштабом – обычно у предпринимателей меньше документов, чем у крупных фирм. Но и здесь есть исключения. В любом случае, ИП обязаны соблюдать те же требования к организации архива, что и юридические лица. В частности, учитывать сроки хранения конкретных документов, установленные законодательством.

Как и сколько хранить документы

Индивидуальные предприниматели, как и юридические лица, хранят документы временно или постоянно. Это зависит от требований, установленной к конкретной документации. Сроки временного хранения могут быть разными – от 1 года до 75 лет. Так, например, накладные и квитанции нужно хранить не менее 5 лет, а вот трудовые договора 50 лет

Учтите, что при хранении документов необходимо обеспечить их сохранность. Архивы ИП и юридических лиц должны быть оборудованы, в помещениях должна быть установлена система пожаротушения. При этом документацию защищают от воздействия ультрафиолета, поддерживают комфортную температуру воздуха в районе 19 С при влажности воздуха порядка 50%. Если организовать такое хранение самостоятельно сложно, то можно заключить договор с аутсорсинговой компанией или перейти на электронный документооборот. Однако если документы изначально были созданы на бумаге, то просто оцифровать и уничтожить их нельзя.
Помните, что вы всегда можете обратиться к нам за профессиональной консультацией по вопросам организации архива,– мы будем рады помочь.