Что делать с документами организации?

Ориентировочный срок хранения бухгалтерских документов – до 10 лет, а кадровых – до 50 лет. Поэтому рано или поздно перед любым руководителем встает вопрос, куда девать документы, накопившиеся за несколько лет. Возможные варианты: организовать свой архив или сдать на хранение в архивную организацию.

Это нужно для:

• налоговой и бухгалтерской отчетности;
• работы с информацией о сотрудниках (восстановление трудовой, подтверждение стажа);
• подстраховки от недобросовестных партнеров (для судов).

Организация собственного архива

Перед устройством архивохранилища необходимо решить ряд технических вопросов: подходящее помещение, штат, электронный документооборот. Также требуется систематизировать все документы, составить предварительную опись, отсортировать не хватающие и неактуальные экземпляры. После надо провести инвентаризацию и создать картотеку, составить номенклатуру дел, создать систему учета документов (картотека пользователей) и организовать переплет дел и хранение архивных коробов. Организацию архивохранилища можно проводить как своими силами, так и при помощи специалистов. Они помогут оптимизировать все документы посредством сканирования (для ЭДО), архивирования и уничтожения (черновики, дубли, истекший срок хранения). Чтобы избежать финансовых и временных затрат на обустройство и ведение документохранилища, можно обратиться к специальной компании, предоставляющей услуги архивной обработки и хранения. Все документы будут оформлены в тома, упакованы в специальные короба и перевезены на внеофисное хранение.

Преимущества работы с такой компанией:

• быстрое и качественное создание архива;
• хранение документов в специальном помещении (контроль влажности, температуры и освещения, пожаробезопасность, конфиденциальность);
• освобождение пространства в офисе;
• отсутствие необходимости нанимать и обучать архивных сотрудников.

Отдельный момент – куда девать документы, если предприятие ликвидируется. Их необходимо передать в госархив по месту регистрации, предварительно обработав, оформив в дела, составив опись и акт приемки-передачи. Решение этого вопроса также можно поручить архивной организации.