Что делать с документами организации?

Ориентировочный срок хранения бухгалтерских документов – до 10 лет, а кадровых – до 50 лет. Поэтому рано или поздно перед любым руководителем встает вопрос, куда девать документы, накопившиеся за несколько лет. Возможные варианты: организовать свой архив или сдать на хранение в архивную организацию.

Это нужно для:

  • налоговой и бухгалтерской отчетности;
  • работы с информацией о сотрудниках (восстановление трудовой, подтверждение стажа);
  • подстраховки от недобросовестных партнеров (для судов).

Организация собственного архива

Перед устройством архивохранилища необходимо решить ряд технических вопросов: подходящее помещение, штат, электронный документооборот. Также требуется систематизировать все документы, составить предварительную опись, отсортировать не хватающие и неактуальные экземпляры. После надо провести инвентаризацию и создать картотеку, составить номенклатуру дел, создать систему учета документов (картотека пользователей) и организовать переплет дел и хранение архивных коробов. Организацию архивохранилища можно проводить как своими силами, так и при помощи специалистов. Они помогут оптимизировать все документы посредством сканирования (для ЭДО), архивирования и уничтожения (черновики, дубли, истекший срок хранения). Чтобы избежать финансовых и временных затрат на обустройство и ведение документохранилища, можно обратиться к специальной компании, предоставляющей услуги архивной обработки и хранения. Все документы будут оформлены в тома, упакованы в специальные короба и перевезены на внеофисное хранение.

Преимущества работы с такой компанией:

  • быстрое и качественное создание архива;
  • хранение документов в специальном помещении (контроль влажности, температуры и освещения, пожаробезопасность, конфиденциальность);
  • освобождение пространства в офисе;
  • отсутствие необходимости нанимать и обучать архивных сотрудников.

Отдельный момент – куда девать документы, если предприятие ликвидируется. Их необходимо передать в госархив по месту регистрации, предварительно обработав, оформив в дела, составив опись и акт приемки-передачи. Решение этого вопроса также можно поручить архивной организации.

Оставить заявку на консультацию

Часто задаваемые вопросы

Свяжитесь нами по телефону +7(495)227-04-94 или электронной почте info@archiv-s.ru наши специалисты рассчитают стоимость
Да, мы даем гарантию 1 год
До начала оказание услуг, вы вносите аванс, окончательная оплата происходит по факту. В особых случаях, возможна оплата по факту работ без внесения авансового платежа.
Работы могут осуществляться как на территории исполнителя так и на территории заказчика.
Да мы оказываем как разовые услуги так и работаем на постоянной основе.

Читайте так же