Что надо знать при выборе исполнителя для оказания услуг по сканированию и оцифровке

Оцифровка документов нужна повсеместно – это факт, отвертеться от которого уже невозможно. Рушатся последние бастионы – с бумагой прощаются организации любой направленности и всех форм собственности.

 Перевод документации в электронный вид помогает:

- коммерческим организациям – упорядочить архив и обеспечить быстрый доступ к информации;
- государственным организациям – повысить качество и скорость услуг;
- культурным учреждениям – музеям, выставочным центрам – привлечь посетителей удобным форматом цифровых коллекций.

Первый шаг

Итак, ваше предприятие стоит на пороге перевода бумаг в цифровой вид. И первый шаг на этом пути – определить массив документов, требующих оцифровки. Посудите сами – как специалист оценит объём работы, если вы будете неопределённо размахивать руками в воздухе со словами “Нужно оцифровать вот такую кипу бумаг”?
Как только объём документов определён и готов к трансформации в электронный вид – можно обзванивать фирмы, предлагающие услуги оцифровки. 

При этом обращайте внимание на такие детали:

1. Готовность предоставить гарантии на выполненную работу. Настоящим профи нечего бояться ответственности перед клиентом. Избегать её всеми способами будет лишь тот, кто не уверен в качестве своего труда. Солидная фирма гарантирует вам качество отсканированных копий и тщательное соблюдение сроков.
2. Используемая фирмой техника. Если “домашний” сканер тратит на распознавание изображения полминуты, то профессиональный аппарат справляется с этим в считанные секунды. Поэтому обязательно поинтересуйтесь, располагает ли компания потоковыми сканерами для быстрой, а главное – качественной оцифровки. Отметим: профессиональный аппарат распознаёт текст, печати и подписи даже несмотря на размытые участки, сгибы, выцветшие краски.
3. Стандарт сканирования. Этот параметр измеряется показателем DPI – чем он выше, тем лучше будет результат. Поинтересуйтесь у консультанта выбранной фирмы, какое значение DPI выставляется в настройках. Эта цифра должна составлять как минимум 300.
4. Параметр цветности. Профессиональный аппарат располагает тремя режимами:

- чёрно-белый – для обычного текста;
- серый – для текста, дополненного рисунками и таблицами;
- цветной – для документов, где важна передача красок.

Удачного перевода архива в цифровой формат!

смотрите также:

Ответственность при архивных проверках

Профессиональное оформление ярлыков дел и составление заверительной надписи

Как составить опись документов постоянного хранения

Разработка положений и инструкции об электронном архиве

Особенности сканирования приказов по личному составу

Наши клиенты