Что нужно знать перед утилизации юридически важных документов

Действия по утилизации юридических документов регламентируются Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации». В нем прописаны все требования, которых нужно строго придерживаться. Уничтожение документации лучше осуществлять не собственными силами, а с помощью профессионалов. Например, обратившись в компанию «Архивный Сервис».

5 правил при подготовке к утилизации юридических документов

При незаконной утилизации юридических документов в силу вступает как административная, так и уголовная ответственность. В таких случаях часто внедряются штрафные санкции и, чтобы их избежать, нужно придерживаться правил:

• перед ликвидацией каждый документ просматривается полистно;
• действия по уничтожению бумаг должны подтверждаться составленным актом;
• на всех этапах должна соблюдаться полная конфиденциальность;
• нельзя удалять из архива документы, сроки хранения которых еще не истекли;
• заниматься утилизацией юридических документов нужно регулярно, чтобы не захламлять архив, но без фанатизма.

Особо пристальное внимание уделяется составлению акта уничтожения документов. Он включает в себя такую обязательную информацию, как название предприятия, должность руководителя, место составления, основание для уничтожения, подписи с расшифровками, список документов, лицо, проводившее экспертизу ценности. Акт может быть составлен в произвольной форме.

Без экспертизы ценности нельзя ничего утилизировать

Именно экспертиза ценности позволяет понять, закончились ли сроки хранения конкретного документа. Также на этом подготовительном этапе специалист «Архивного Сервиса» знакомится с содержимым папок, определяет степень важности каждого документа. Еще одна цель — составить номенклатуру дел. Речь о систематизированном перечне наименований всех документов с указанием сроков их хранения.

Утилизация юридических документов начинается именно с экспертизы, а она в свою очередь состоит из нескольких этапов:

• отбора документации для потенциального уничтожения;
• проведения оценочных мероприятий (практическая, культурная, историческая и другая ценность);
• формирования отдельных подборок документов;
• передачи дел на утилизацию.

Сотрудники «Архивного Сервиса» сделают все максимально аккуратно, без каких-либо ошибок и неприятных сюрпризов. Оставить заявку на утилизацию юридически важных документов можно по телефону +7 495 227 04 94.