Что такое пакетное сканирование документов

Для получения качественных цифровых документов используется сканирование. Выполняют его при помощи специального оборудования – профессиональных сканеров, которые позволяют работать не только с печатными материалами, но и с рисунками, фотографиями, чертежами, дипломами, свидетельствами и другими официальными документами.

Когда необходимо пакетное сканирование документов

Технологию оцифровки документов подбирают в зависимости от того, сшиты ли они или имеют вид отдельных листов. Пакетное сканирование предполагает, что материалы одного формата (от А3 до А0) с текстом или изображением обрабатываются автоматически. Оптимально, если при выполнении цифровых копий есть возможность предварительно «расшить» документы. Однако для книг, журналов и подобных носителей данных есть отдельные технологии пакетного сканирования, поэтому по поводу сохранности информации можно не переживать. Таким образом, пакетное сканирование документов – оптимальное решение для создания электронных баз, архивов предприятий и других операций, предполагающих, что в кратчайшие сроки необходимо оцифровать большой объем данных.

Этапы пакетного сканирования документов:

1. Прием и сортировка документов, проверка их состояния, определение способа сканирования.
2. Согласование с заказчиком формата готовых цифровых копий. Например, листы можно сохранять в отдельные файлы либо в виде многостраничного документа. Чаще всего предлагается формат pdf. Файлы этого типа легкие, с ними просто работать и распечатывать при необходимости.
3. Непосредственно пакетное сканирование документов.
4. Передача заказчику готовой цифровой базы и обучение персонала работе с ней.

Современное оборудование для пакетного сканирования позволяет обрабатывать порядка 1000 страниц в час. Это самый быстрый и простой способ наладить электронный документооборот.

Следует ли полностью отказываться от ручного сканирования?

В большинстве архивов существуют «неформатные» документы (нотариально заверенные копии, свидетельства о регистрации, дипломы, бланки нестандартных размеров). Их сканируют вручную, а затем обрабатывают в графическом редакторе. Для работы с книгами, журналами, подшивками существуют книжные сканеры. Наша компания возьмет на себя решение вопросов с пакетной оцифровкой документов, оперативно и профессионально поможет идти в ногу с цифровыми технологиями.