Cистематизация бухгалтерских документов

Чем крупнее организация, тем сложнее систематизировать массив документов, которые накапливаются в ходе работы. Большинство из них имеют отношение к бухгалтерии – то есть либо напрямую производятся отделами, отвечающими за финансы (счета, выписки, отчеты), либо содержат ссылки на них (командировочные документы, приказы о премировании). Чем раньше начнется их систематизация, тем лучше. Не так важно, в данном случае, в электронном виде будет вестись архив с начала работы организации или в бумажном. Важнее – насколько своевременно и точно он будет систематизирован.

Правила и законы по систематизации документов:

  • 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • приказы Минкульта 526 и 558
  • ГОСТ Р 7.0.8 – 2013
  • Положение 105 от 29.07.1983 (Министерства финансов СССР).

Порядок систематизации документов

Формальная цель систематизации бухгалтерских документов – занесение их и дел в номенклатуру. Именно она становится основным инструментом как для поиска нужных документов и дел, так и результатом правильно проведенной систематизации. Начинается систематизация с сортировки: каждый документ относят к одной или нескольким группам.

По каким группам сортируются документы:

  • тип (накладная, счет-фактура, выписка);
  • происхождение (какой отдел, структурное подразделение или сотрудник его создал);
  • срок действия и дата;
  • срок хранения;
  • вид хозяйственной операции, которая была задокументирована.

Формирование дел

После группировки из документов их помещают в папки – или формируют из них дела. Каждое дело и папка содержат перечень документов, даты их добавления, срок действия и происхождение. То есть к каждой папке составляется собственный справочный аппарат (индекс). По итогам формирования папок и дел создается единая номенклатура, в которой указываются индексы и заголовки дел. Для бухгалтерии характерно упорядочивание документов в дела по множеству оснований: по источнику документа, контрагенту, с которым он связан, дате появления. Принципы систематизации бухгалтерских документов одинаковы как для бумажного архива, так и для электронного. Мы оказываем услуги по систематизации бухгалтерских документов для бумажных и электронных архивов. Систематизация производится в соответствии с требованиями законодательства и ГОСТ.


смотрите также:

Брошюровка архива

Актуальность архивно переплетных работ в организациях

Что такое электронный архив?

Сдача бухгалтерских документов в архив

Утилизация бухгалтерских документов

Наши клиенты