Cроки хранения документов в электронном виде

Тут всё зависит от того, насколько значимым признаёт документ текущее законодательство. Если для обычного счёта-фактуры достаточно 5 лет, то личные данные сотрудника предприятия хранятся не менее 50 лет – ведь сведения о его стаже и выплатах понадобятся в будущем для начисления пенсии.

Cроки хранения документов в электронной форме делятся на 3 группы:

1. От 1 года до 5 лет – это справки, письма, графики, переписка.
2. От 5 лет до постоянного хранения – сюда относятся соглашения, договоры, передаточные акты, контракты, пояснительные записки, всевозможная отчётность.
3. 50 лет – столько хранятся кадровые документы для начисления пенсии.

За годы хранения каждый цифровой документ «обрастает» историей. Сотрудники каких звеньев имели к нему доступ, кто и когда запрашивал его визуализацию, распечатку или пересылку. Все эти данные фиксируются и сохраняются автоматически, что очень удобно.
За хранение цифровых сведений в компании может отвечать юрист, бухгалтер архивариус, it-специалист. Их силами фирма доказывает проверяющим инстанциям, что сроки хранения документов в электронном виде соблюдаются, вся информация – подлинная и юридически значимая. Ещё одна обязанность – следить за читабельностью электронных документов и простотой их поиска в архиве. С хранением цифровых данных мы разобрались, а вот кто отвечает за их искажение или утерю? Закон гласит: в случае нарушения сроков или правил сберегания информации ответственность за просчёты ложится на владельца предприятия.

Сроки могут меняться

Даже будучи уверенным, что ЭА в образцовом порядке, нужно следить за нововведениями в этой сфере. Год от года технологии совершенствуются, а требования к правилам и срокам хранения документов в электронной форме меняются. Так что стоит держать «руку на пульсе» и периодически проверять, отвечают ли цифровые сведения новому образцу.
Хотя уничтожить электронный документ куда проще, чем бумажный, ни один файл нельзя стереть просто так. Сделать это можно только после проверки, выявившей, что срок хранения документа вышел. Временной период рассчитывается с 1 января того года, в котором закончилось делопроизводство. При этом в акте обязательно нужно упомянуть об уничтожении файла. Вот так заканчивается жизненный цикл электронного документа.