Для чего нужна нумерация документов?

Осуществление делопроизводства и документооборота в нашей стране регламентируется рядом правил, закреплённых на законодательном уровне. От их соблюдения в каждой конкретной компании напрямую зависит эффективность её работы и отсутствие риска наступления негативных последствий при проведении тех или иных проверок. Среди множества действий, которые должны выполняться при работе с документами, есть такие, как их прошивка и нумерация. Об основных правилах нумерации документов в архиве и текущем обороте организаций мы поговорим в настоящем обзоре.

Нормативная база

Требования к нумерации архивных документов, проставлении номеров на листах документов, находящихся в оперативной работе компании, закреплены:

- Методическими рекомендациями по делопроизводству (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 г.);

- ГОСТ Р 51141;

- Методическими разъяснениями по порядку заполнения отдельных форм документов (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 18.04.2003 г.);

- рядом других нормативно-правовых актов.

Какие документы нуждаются в нумерации?

Изучение нормативной базы позволяет выделить ряд документов, нуждающихся в обязательной прошивке и нумерации. Таковыми являются:

- кассовые книги;

- книги регистрации счетов-фактур;

- главные книги;

- журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- журнал регистрации платёжных ведомостей;

- ряд других документов.

Говоря о нумерации документов в архивах, отметим, что она должна выполняться в отношении дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Кроме того, нумеруются документы по личному составу. Документы в делах временного (до 10 лет) срока хранения можно не нумеровать.

Основные правила нумерации

Нумеруются именно листы документов, а не их страницы.

Номера ставятся в правых верхних углах листов. Текст документов не должен перекрываться номерами.

Опии документов не подлежат нумерации.

Листы больших (например, А3) форматов в обязательном порядке разворачиваются и нумеруются в правых верхних углах.

В случае если на лист наглухо приклеены отдельные документы (например, чеки), он нумеруется как один лист. В нижней части должна быть составлена опись приклеенных документов.

Выше были перечислены лишь некоторые из множества правил, которые должны соблюдаться при нумерации архивных документов.

Преимущества услуг по нумерации документов, оказываемых нашей компанией

Не желаете тратить массу времени на изучение всех правил нумерации документов? Желаете, чтобы эта работа была выполнена с безупречным качеством и в кратчайшие сроки? Обратитесь к профессионалам компании «Архивный Сервис». Оказывая услугу по нумерации документов, наши специалисты отделят те из них, которые должны быть пронумерованы, от тех, которые достаточно от сканировать и внести в учётную систему предприятия. Нумерация будет выполнена нами с полным соблюдением всех действующих правил, при этом - оперативно и недорого.

 

По всем вопросам нумерации документов, обращайтесь по телефону:  8 (495) 227-04-94


смотрите также:

Считка описей

Правильное оформление архивных дел

Оцифровка архивов: нюансы, особенности, преимущества

Хранение бухгалтерской документации

Программы для оцифровки документов

Наши клиенты