Для чего делают ревизию архива?

Ревизия архива — процесс, при котором проверяются документы с разным сроком хранения, уточняется состав дел и наличие документации

В каких случаях требуется ревизия архива?

Процедура инвентаризации (ревизии) актуальна в следующих случаях:

• при проверке соответствия записей фактическому наличию документации;
• при формировании состава архива и оценке его структуры;
• для оценки состояния архива после чрезвычайных происшествий или инцидентов;
• для регистра утерянных документов;
• при реструктуризации, объединении, поглощении компаний;
• при передаче фондов для контроля физических носителей;
• при переводе документации в электронный вид;
• при передаче формирования и ведения архива сторонней организации на аутсорсинг.

Любые другие манипуляции с архивом или значительные изменения в структуре компании также могут потребовать проведения ревизии.

Результаты ревизии

Процедура инвентаризации архива должна проводиться квалифицированными специалистами. В противном случае есть риск утери документов или нарушения целостности и структуризации после этого процесса. Что в свою очередь повлечёт серьёзные последствия, вплоть до крупных штрафов. Поэтому важна предельная внимательность и соответствие действий законодательным нормативам.При грамотном и профессиональном подходе по результатам ревизии вы получаете полное заключение о состоянии архива, его фондов, наличии или отсутствии документов. При обнаружении документации, подлежащей ликвидации, она уничтожается надлежащим способом. При выявлении отсутствия каких-либо документов предпринимаются меры по их восстановлению.

Цели ревизии архива:

• проверке наличия всех необходимых документов;
• проверке сроков хранения и при необходимости уничтожению документов с истёкшим сроком;
• анализу удобства структуры и системы поиска в электронном архиве.

Типы ревизии архива

Существует несколько разновидностей ревизионной проверки архивных документов:

• локально: отдельные виды документов или в определённых частях архива;
• по времени: для контроля значимых фондов с установленной периодичностью;
• по главным фондам: для оценки их состояния.

Ревизия может проводиться незапланированно после непредвиденных обстоятельств или планово (тип проверки по времени).