Для чего делают ревизию архива?

Ревизия архива — процесс, при котором проверяются документы с разным сроком хранения, уточняется состав дел и наличие документации

В каких случаях требуется ревизия архива?

Процедура инвентаризации (ревизии) актуальна в следующих случаях:

  • при проверке соответствия записей фактическому наличию документации;
  • при формировании состава архива и оценке его структуры;
  • для оценки состояния архива после чрезвычайных происшествий или инцидентов;
  • для регистра утерянных документов;
  • при реструктуризации, объединении, поглощении компаний;
  • при передаче фондов для контроля физических носителей;
  • при переводе документации в электронный вид;
  • при передаче формирования и ведения архива сторонней организации на аутсорсинг.

Любые другие манипуляции с архивом или значительные изменения в структуре компании также могут потребовать проведения ревизии.

Результаты ревизии

Процедура инвентаризации архива должна проводиться квалифицированными специалистами. В противном случае есть риск утери документов или нарушения целостности и структуризации после этого процесса. Что в свою очередь повлечёт серьёзные последствия, вплоть до крупных штрафов. Поэтому важна предельная внимательность и соответствие действий законодательным нормативам.При грамотном и профессиональном подходе по результатам ревизии вы получаете полное заключение о состоянии архива, его фондов, наличии или отсутствии документов. При обнаружении документации, подлежащей ликвидации, она уничтожается надлежащим способом. При выявлении отсутствия каких-либо документов предпринимаются меры по их восстановлению.

Цели ревизии архива:

  • проверке наличия всех необходимых документов;
  • проверке сроков хранения и при необходимости уничтожению документов с истёкшим сроком;
  • анализу удобства структуры и системы поиска в электронном архиве.

Типы ревизии архива

Существует несколько разновидностей ревизионной проверки архивных документов:

  • локально: отдельные виды документов или в определённых частях архива;
  • по времени: для контроля значимых фондов с установленной периодичностью;
  • по главным фондам: для оценки их состояния.

Ревизия может проводиться незапланированно после непредвиденных обстоятельств или планово (тип проверки по времени).

смотрите также:

Срок хранения договоров и их утилизация

Утверждение описей и актов в архиве

Организация делопроизводства предприятия

Что такое ретроконверсия документов

Ответственность за организацию хранения документов

Наши клиенты