Для чего нужна сшивка документов?

Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы.

Сшивка документов

Во-первых, конечно же, для систематизации и приведения дел в порядок. Разумеется, сшивка сама по себе не сделает дело более систематизированным или логичным, но придаст ему стабильную форму и поможет зафиксировать порядок документов. 

Сшивка документов используется для оптимизации архивного хранения - ведь правильно выполненная сшивка позволяет сэкономить до трети свободного места, то есть существенно уменьшить объём, занимаемый документацией.

Третья функция сшивки документов заключается в том, что она применяется для того, чтобы защищать важные бумаги от изменения. Дело в том, что сшивку можно опечатать - и тогда вы будете точно знать, что дело никто не трогал: в нём не заменяли листы, документы не изымались или не добавлялись. Это особенно важно для многих отделов, а также для документов регистрации, требующих особой защиты.

Выполнение сшивки документов

Сшивка обычно выполняется в офисах вручную с помощью иглы, прочной нити, бумаги и клея. Тем не менее, для многих компаний, постоянно работающих с документами, иногда требуются и более серьёзные средства - так, например, существует специальный прибор для сшивки с дрелью, позволяющий эффективно работать с делами толщиной до 10 сантиметров (хотя обычно встретить дело толще 4 сантиметров достаточно затруднительно).

Дополнительные цели сшивки документов

Сшивка документов часто нужна не для архивных целей, а для того, чтобы аккуратно и надёжно оформлять различные пакеты документации: наборы внутренних инструкций, документы, передаваемые клиенту (например, пособия или брошюры о товаре), а также многих других целей. В этом случае обосновано использовать сшивку документов стальной или пластиковой пружиной (обычно - до 40 листов) или же сшивку документов на скобу. Для крупных чётко структурированных документов (наподобие внутренних справочников по технологическим процессам) идеально подходит переплёт на основе клея - он позволяет сохранять документ в хорошем состоянии на протяжении многих лет.

Обратите внимание, что сшивка юридических, бухгалтерских или иных документов, а также их нумерация является одним из обязательных условий при передаче бумаг в другие компании: с не прошитыми документами могут просто отказаться работать - и будут на 100% правы. 

К достоинствам архивного переплета документов  относится следующее:

  • документы пронумерованы и хранятся в строгой последовательности, поэтому риск их потери сводится к минимуму;
  • вся информация систематизирована, следовательно, для ее поиска затрачивается намного меньше времени;
  • документы защищены от попадания пыли, яркого солнечного света, а также механических повреждений при транспортировке;
  • требуется значительно меньше места для хранения; это особенно важно, если подшитая документация хранится в офисе компании;
  • переплет папок с документацией, выдержанный в одном стиле, выглядит представительно и подчеркивает репутацию организации как солидной и надежной структуры.

Услуги по архивному переплету

Компания «Архивный Сервис» предоставляет услуги по выполнению архивного переплета документов. У нас работают профессиональные архивариусы, благодаря чему работа будет выполнена качественно и в нужные сроки.

Требования к выполнению  переплёта документов 

Документы, подлежащие переплетению, сортируются по темам. В последующем из них формируют дела толщиной не более 40 мм и количеством листов не более 250. Документацию распределяют в хронологическом порядке: первыми в деле располагаются более старые документы, а самые свежие находятся в конце. 


Каждый лист несколько раз прошивается специальной нитью с отступом от края от 0,5 до 1,5 см, поэтому с нужными документами можно производить любые действия, не расшивая дела. Такая структура переплета позволяет легко открывать дело, переворачивать листы, сканировать и копировать документацию. 

После скрепления блок документов переплетается в твердую обложку, что дополнительно защищает документацию от повреждений. Отдельно прилагается титульный лист, содержащий заголовок, объем и срок хранения дела.


смотрите также:

Ответственность за организацию хранения документов

Cистематизация бухгалтерских документов

Правильное составление описи документов (дел) для сдачи в архив

Что будет, если выкинуть архив, затопить архив, потерять архив?

Основные варианты хранение электронного архива

Наши клиенты