Электронные реестр документов в организации

Электронный реестр документов — это перечень документации, которая хранится в архиве или другой информационной системе. Реестр используют как инструмент для категоризации и классификации, поиска и обеспечения быстрого доступа к любому документу архива. Электронный реестр документов может одинаково хорошо работать как с электронным, так и с бумажным архивом — важно лишь, чтобы изменения в архиве отражались в реестре, а информация заносилась максимально корректно. Довольно часто в организациях реестры ведут случайные сотрудники — те, кому просто поручили дополнительную работу. Лучший вариант — когда составлять и вести реестр берется специализированный подрядчик: архивная компания.

Задачи электронного реестра документов:

  • обеспечить быстрый доступ к любому документу — идентификаторы документов в реестре позволяют быстро отыскать как электронную, так и бумажную копию;
  • фиксировать изменения в структуре и наполнении архива — новые документы вносятся в реестр, документы, которые не нужно хранить, удаляются, о чем делается запись (в том числе в виде ссылки на акт, который подтверждает уничтожение или передачу документа);
  • следить за качеством работы с корпоративными документами — через записи в реестре легко понять, кто часто обращается за информацией из архива, как пополняется архив, какие документы составляют его основу.

Как источник информации обо всех документах организации, электронный реестр — обязательная часть архива, такая же важная, как и номенклатура дел и описи в делах.

Как правильно вести реестр

Реестр создается во время подготовки к разработке архива компании, а пополняется — по мере того как растет сам архив. Если документов много, то вручную заполнять реестр сложно и долго. Поэтому специалисты из архивной компании используют для пополнения реестра специальное программное обеспечение. Например, при поточном сканировании и распознавании запись в реестр может, с помощью специального ПО, автоматически вноситься в реестр.

Другие варианты электронных реестров

Реестр как перечень документов с основными атрибутами — часть передаточной документации. Например, при сдаче архива организации в государственные и муниципальные архивы, при уничтожении документов с истекшим сроком годности. Ключевые характеристики качестве реестра — точность информации и своевременность появления новых записей. С помощью программного обеспечения, наши специалисты поддерживают актуальность электронных реестров документов как крупных, так и средних компаний, обеспечивая организации точной информацией о том, какие документы они хранят.

Оставить заявку на консультацию

Часто задаваемые вопросы

Свяжитесь нами по телефону +7(495)227-04-94 или электронной почте info@archiv-s.ru наши специалисты рассчитают стоимость
Да, мы даем гарантию 1 год
До начала оказание услуг, вы вносите аванс, окончательная оплата происходит по факту. В особых случаях, возможна оплата по факту работ без внесения авансового платежа.
Работы могут осуществляться как на территории исполнителя так и на территории заказчика.
Да мы оказываем как разовые услуги так и работаем на постоянной основе.

Читайте так же