Электронные документы в архивах

Электронные документы – это не просто отсканированные изображения бумажных оригиналов. Электронный документ – это полноценный источник информации, который обладает всеми необходимыми качествами привычного вам бумажного эквивалента.

Юридическая сила электронного архива документов

Электронный архив документов имеет такую же юридическую силу, как и его физический аналог в том случае, если он имеет цифровую подпись. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – это присвоение уникальных реквизитов документу, подтверждающее авторство и право владельца на него.

Электронно-цифровая подпись означает, что:

  • документ подписан добровольно;
  • документ подлинный;
  • документ подписан уполномоченным на это лицом.
  • Иными словами, документ, подписанный от руки, ничем не отличается от документа с электронно-цифровой подписью.

К вопросу перехода на электронные документы в архиве надо подходить очень серьезно. Были разработаны стандарты и обозначены требования, которые необходимо соблюдать владельцам электронных архивов.

Требования к электронному архиву документов:

Все документы должны иметь ЭЦП, подтверждающую их достоверность, подлинность и неизменность;
Документы, подписанные ЭЦП должны получить правовое признание. Все действия, совершаемые с ними, не должны противоречить требованиям законодательства;
Электронные версии должны соответствовать по содержанию бумажным документам, для которых законодательно определены нормы оформления (например, формы отчетности).

Создание документов для электронного архива

Документы для электронного архива могут создаваться как на основе бумажного оригинала путем сканирования и оцифровки, или же создаваться программными средствами в самом архиве непосредственно. Такие документы могут содержать выпадающие подсказки, комментарии создателей, активные ссылки на другие связанные документы.

Работа электронного архива документов

Работа с электронными документами – это интерактивное взаимодействие с целой базой знаний компании. С их помощью вы можете в режиме рабочего времени создавать необходимые для себя пакеты документов, создавать выборки и делать комплексный анализ прямо на своем рабочем месте.

Возможности цифровых документов

Цифровые документы дают вам возможность иметь дело только с самой актуальной информацией. При их составлении экономится время на утверждение всеми участниками — каждый может вносить правки в реальном времени, и только после того, как все согласны ставится ЭЦП. Устраняется долгий процесс, когда бумага с проектом ходит из кабинета в кабинет и покрывается множеством пометок и приписок.
Электронные документы в архиве уже стали международным инструментом обмена информации, с помощью чего уже взаимодействуют крупнейшие корпорации мира.

Как создать электронный архив документов?

  • Анализ документооборота в организации;
  • Разработка технического задание;
  • Внедрение и настройка по для электронного архива документов;
  • Сканирование и обработка имеющихся бумажных документов;
  • Обучение и техническая поддержка программы для электронного архива.

 

По всем вопросам электронного архива документов вы можете связаться по телефону: 8 (495) 227-04-94

 


смотрите также:

Обработка архива

Сложности архивной обработки документов

Порядок сдачи приказов и договоров в архив (в электронной и бумажной форме)

Как составить опись документов постоянного хранения

Компании занимающиеся архивацией документов

Наши клиенты