Электронный архив для кадровой службы

Кадровые документы на бумажных носителях подлежат длительному хранению. Актуальными остаются вопросы о том, как, где и какой период времени необходимо хранить электронный архив кадровых документов. Также многих интересует вопрос, предусмотрена ли какая-то ответственность за уничтожение или неправильное хранение этой документации. Согласно законодательству на данный момент создавать электронный архив для кадровой службы не обязаны ни коммерческие компании, ни ИП. Оцифровка документации выполняется добровольно. Однако в случае перевода кадровых документов в электронный вид работодатель обязан обеспечить их безопасное хранение в течение определенного времени. За потерю или уничтожение электронных кадровых документов предусмотрена административная ответственность.

Основные правила хранения электронного архива

Чтобы сбой в работе компьютера не привел к печальным последствиям, стоит файлы с компьютера продублировать в облачное хранилище. Чтобы электронный архив для кадровой службы облегчил работу сотрудников, на начальном этапе необходимо создать электронные папки и грамотно подписать их. Затем нужно будет следить за тем, чтобы все документы сразу же сохранялись в предназначенные для них папки.

Безопасный доступ к архиву

Чтобы случайным образом или намеренно не исчезли кадровые документы или информация из них не стала доступной третьим лицам, необходимо сделать так, чтобы скопировать данные или внести изменения могли только конкретные работники. Причем нелишним будет организовать систему отслеживания.

Как уничтожается электронный архив кадровых документов?

Срок хранения электронных документов совпадает с периодом хранения бумажных оригиналов. Однако непосредственная утилизация занимает несколько секунд и осуществляется в один клик. Как и в случае работы с бумагами, на первом этапе собирается комиссия, которая выявляет документацию, подлежащую уничтожению. В свободной форме составляется протокол, который заверяют члены комиссии. После составление акта происходит уничтожение. Доверьте эту работу сотрудникам нашей компании. Соотношение цены на услуги этой организации и качества работы специалистов приятно удивит каждого, кто обратится за помощью.