Электронный и бумажный архив: создание и организация

Сегодня на многих предприятиях существует проблема хранения и поиска документов – возрастает объём деловых бумаг, справочной литературы, писем. Соответственно, на поиск нужного документа уходит немало времени, что отрицательно сказывается на рабочей деятельности.

Как же решить эту проблему? 

Эффективно решить данную проблему можно с помощью создания электронного и бумажного архива. Электронные архивы на сегодняшней день стали частью рабочего процесса многих компаний, без них современное предприятие не может эффективно функционировать и просто обрекается на простои.

Создание электронного и бумажного архива это:

• выгодно при большом объёме базы документов;
• удобно для внутреннего документооборота компании;
• надёжно при организации информационной безопасности;
• эффективно для хранения документации. 

Под словом «архив» подразумевается не только упорядочивание и структуризация бумажных или электронных (сканированных) документов. Превратить в архив возможно любой вид информации: фотографии, рисунки, чертежи, видео и аудио записи. Любые медиафайлы и информационные данные, с которыми приходится иметь дело, могут быть превращены в удобную библиотеку.  

Этапы создания электронного архива:

1. Создаются электронные копии документов – для этого используется современное высокоточное оборудование, которое позволяет создавать качественные электронные копии без потери каких-либо данных. Особо важные, старинные, ценные бумаги сканируются вручную, что обеспечивает сохранность исходника.

2. Далее вводятся данные, копии обрабатываются и заносятся в базу будущего электронного архива. Происходит сверка исходника и копии.

3. На третьем этапе документы проходят индексацию – после этого появляется возможность находить бумаги, вбивая в поле поиска данные, например, дату, название, номер, тип. 

Защита электронного архива

Электронный архив защищается от потери данных регулярным резервным копированием, а если же все-таки это произошло – всегда можно восстановить базу данных. Научиться пользоваться электронным архивом совсем просто – все сотрудники компаний, которые уже пользуются услугами создания электронного и бумажного архива от «Архивного Сервиса», освоили его моментально.

Создать не только электронный, но и бумажный архив

Но для эффективной работы предприятия необходимо создать не только электронный, но и бумажный архив. Электронный необходим непосредственно для внутренних нужд компании, когда оригиналы документов должны быть также хорошо структурированы и быть доступными. 

Работайте со специалистами

Мы поможем вам привести в порядок все архивы и расставить все на свои места. Мы обязательно научим вас и ваших сотрудников обращаться с цифровым архивом. Работая с нами, вы существенно облегчите работу себе, а также вашим сотрудникам, которые теперь могут тратить свое время на работу, а не на поиски бумажек. 

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru