Как хранить бумажные и электронные документы вместе без лишних растрат?

Что такое смешанный документооборот? Это одновременное пользование и бумажным, и электронным архивом. Хотя последний то и дело “наступает на пятки” первому, большинство предприятий до сих пор не обходится без бумаг. Поскольку мы живём на стыке веков, когда новейшие технологии накладываются на желание действовать “по старинке”, давайте разберёмся, как грамотно всё это сочетать. Итак, как хранить бумажные и электронные документы, чтобы они мирно ужились друг с другом?

Первое и главное

вам понадобится место и для тех, и для других. Цифровые файлы лучше хранить не только в памяти компьютера или облачном сервисе, но и на электронных носителях. Кстати говоря, об их физической сохранности стоит позаботиться не меньше, чем о сохранности бумажных копий. На первый взгляд, врагов у бумаги больше – огонь, вода, да и просто время, с течением которого она истлевает. Но современные накопители цифровой информации тоже подвержены риску. Пыль, грязь, механические удары – всё это способно повредить данные, а порой – и безвозвратно уничтожить. Кроме того, стереть жизненно важные сведения может неопытный сотрудник. Вот почему для накопителей цифровой информации – дисков, флешек, карт памяти – нужно отвести безопасное место, доступ к которому будет только у проверенных уполномоченных сотрудников. Носителям с особо ценными данными – важными счетами, судьбоносными контрактами, конфиденциальными переговорами – стоит отвести особое место в сейфе, ключом от которого располагает только директор вашей компании (либо директор + руководители отделов).

Хранение бумажной документации

 Продолжая тему о том, как хранить бумажные и электронные документы, скажем несколько слов и об обычной документации. Для неё понадобится куда больше места. Если стандартные шкафы чересчур громоздки для вашего офиса, оптимальным выбором станут стеллажи. Недорогие, лёгкие и мобильные, они могут попутно играть роль перегородок.
Второй момент – процедура хранения бумаг должна быть строго стандартизирована. Приобретите множество папок и разделите общий объём информации на категории и подкатегории. Не допускайте, чтобы сотрудники помещали новую бумагу в ту папку, в которую им вздумается. Распечатайте инструкцию пользования бумажным архивом и расположите её на виду. Таким образом, каждый сможет при случае быстро найти нужный документ.
Ещё один совет: храните завершённые и текущие проекты в разных местах. Если оконченные дела можно поместить вглубь стеллажа, то папки с текущими документами должны быть на нижних полках, в быстром доступе. Таким образом, важнейшая информация всегда будет у вас под рукой.
Надеемся, что помогли вам разобраться в вопросе, как хранить бумажные и электронные документы в офисе.