Как передать архив

В настоящее время, как и несколько десятилетий назад, сохранение документации, которая образуется в результате любой хозяйственной деятельности предприятия – обязательная процедура. Законодательство регламентирует этот вопрос, обязуя по истечении определенного срока владельцев той или иной организации передать архиву образовавшийся объем документации.

Передача в архив

Причем, первоначально производится передача в архив учреждения, а уже потом эти самые документы (действительно для определенного круга предприятий, утвержденных госархивом) становятся источником комплектования архива государственного или муниципального значения. Как правило, документация в делопроизводстве используется в течение трех лет, далее ее передают сначала в архив учреждения, а затем и в госархив.

Перемещение документов на хранение в архив учреждения, доверьте профессионалам

Но нужно знать, как передать архив, в частности, первичную документацию, чтобы избежать большинства методических ошибок, которые совершают многие практикующие бухгалтера, к примеру. Чтобы быть уверенным в том, что весь документооборот компании правильно перемещается со временем на хранение в архив учреждения, доверьте эти работы профессионалам. Наша компания "Архивный Сервис" предоставляет эти услуги по низкой цене, но с высоким уровнем качества.

Следует отметить, что существует целый комплекс процедур, которые позволяют соблюсти тонкости того, как передать архив правильно:

Комплекс процедур передачи архива

  • Отбор документов для хранения, уже не использующихся в текущем делопроизводстве.
  • Проведение экспертизы и установка ценности документов.
  • Соответствующее оформление документации для передачи в архив.
  • Составление описи для каждого дела, передаваемого на хранение в архив.
  • И, собственно, передача в архив.

График передачи в архив

Сроки для передачи в архив, а точнее, график передачи, в частных компаниях устанавливает руководитель предприятия. Если же в компании архив имеет небольшую площадь, то позволяется не передавать документы в архив, и они используются, как правило, в текущем делопроизводстве.

Переданные в архив учреждения имеют определенный срок хранения, после чего они должны передаваться в архив муниципального значения:

Сроки хранения

• Предприятия, имеющие статус «государственные» - по истечении 15-ти лет передают дела в архив.

• Областные предприятия - по истечении 10-ти лет передают дела в архив.

• Городские и районные предприятия - по истечении 5-ти лет передают дела в архив.

Передача в государственный архив

В структуру государственного архива в обязательном порядке передаются документы ликвидированных предприятий, независимо от причины ликвидации (передача производится силами работников ликвидированного предприятия). Также, владельцы бизнеса могут заключить с архивом договор, по которому он обязуется взять документацию на внеофисное хранение, сохраняя ее в специально оснащенных хранилищах.

А зачем вообще передавать в документы архив ?

Архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий. Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через определённый срок после завершения их делопроизводством в структурных подразделениях или отделах. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.  Одной из главной функций архива является работа с поступающими запросами на принятые документы которые хранятся в архиве. Соответственно в связи с этим большое внимание и уделяется правильному оформлению дел.

 

Специалисты компании "Архивный Сервис" оказывают услуги по всем видам сдачи в архив, включая согласование с принимающим архивом.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 


смотрите также:

Закон об акционерных обществах от 26.12 1995 г. N 208-ФЗ

Разработка положений об архивах организаций

Правильное составление описи документов (дел) для сдачи в архив

Как составить опись документов постоянного хранения

Инструменты для работы с архивными документами

Наши клиенты