Как правильно посчитать и сократить расходы на хранение документов

Расходы на хранение документов растут вместе с вашим бизнесом. Со временем небольшой стеллаж с компактно размещенной отчетностью могут заменить гигантские шкафы с нагромождением огромных коробок и ящиков. Месте для хранения документов с каждым годом будет становиться все меньше. Равно как и свободного пространства для работы сотрудников.

В этой ситуации есть несколько вариантов: организовать хранение на территории собственного склада или офиса с расширением площади, заказать соответствующие услуги в аутсорсинговой компании, либо организовать работу электронного архива. Поговорим о том, какие расходы придется понести в каждом конкретном случае, как их правильно рассчитать и сопоставить.

Из чего складываются расходы на хранение документов

В каждом конкретном случае расчеты производятся индивидуально, потому как значения будут меняться – например, стоимость аренды помещения, необходимого для хранения документов, в Москве будет выше, чем в отдаленном от центра регионе.

В случае с заказом аутсорсинговых услуг все зависит только от их стоимости. Однако необходимо учитывать состав конкретного предложения. В частности, в него может не входить доставка документов – заранее уточните цены на нее, так как теоретически переданная на хранение документация может потребоваться вам в любой момент.

Альтернативой может стать электронный архив. Часто это автоматическая экономия средств на аренде помещения, его оборудовании. Более того, он значительно снижает трудозатраты. Многие процессы становятся автоматизированными, поэтому для корректного оформления и учета документации больше не требуется работа множества сотрудников.

Подберем самый выгодный вариант для вас

Каждый случай индивидуален. Расходы на электронное хранение документов преимущественно связаны только с их подготовкой и оцифровкой, а также с приобретением программного обеспечения. Для одного предприятия будет выгоднее организовать архив на своей территории, а другое сможет сэкономить только в случае перехода на электронный архив. Наши специалисты готовы проанализировать специфику вашего документооборота и провести все необходимые расчеты.

Мы помогаем клиентам подбирать оптимальные решения и экономить. Чаще всего наши специалисты рекомендуют именно организацию электронного архива – это прогрессивное решение, которое не только предполагает наименьшие затраты для вашего бизнеса, но и исключает многие риски. Свяжитесь с нами, чтобы получить профессиональную консультацию и узнать, как вы можете сократить расходы на хранение документов.