Как составить акт при передаче личных дел сотрудников

Благодаря электронному документообороту скорость кадрового делопроизводства существенно сократилась. Однако многие формы по-прежнему хранят на физических носителях и заполняют вручную. Это замедляет многие процессы и требует значительных трудозатрат. Как составить акт при передаче личных дел сотрудников грамотно и в минимальные сроки, знают наши архивариусы.

Когда составляется акт о передаче дел сотрудников

Акт приема-передачи составляется тогда, когда меняется ответственный за кадровое делопроизводство. Законодательно порядок передачи подобных дел не установлен. Следовательно, компания и ее менеджеры по персоналу не обязаны составлять акт. Однако документ позволяет не только зафиксировать сам факт передачи дел, но и их комплектность.

Важно и то, что при подготовке к процедуре ответственный предварительно вынужден навести порядок в папках, проверить наличие документации, исправить имеющиеся недочеты. Прежде чем составить и подписать акт необходимо:

• собрать комиссию, члены которой могут (но не обязаны) зафиксировать факт передачи архива;
• проверить наличие дел и их содержимое, включая правильность составления документов.

Ревизия документов предусматривает составление подробной внутренней описи дел. Впоследствии принимающий с учетом этих данных производит сверку дел и проверку их физического состояния.

Формат оформления акта приема-передачи

Следствием того, что кадровики не обязаны передавать дела преемникам, является отсутствие единой формы акта приема-передачи кадровой документации. По этой причине каждый хозяйствующий субъект разрабатывает форму документа самостоятельно с учетом принятой системы документооборота.

За годы работы практикующими специалистами в области кадрового учета разработан типовой вариант документа. В форме желательно указывать:

• наименование юрлица, в котором происходит передача архива;
• дату, время и место выполнения указанных действий;
• сведения об утверждении документа ответственным руководителем, то есть его ФИО, подпись и дату, когда был заверен акт;
• данные о членах комиссии, принимавших участие в процессе. Их ФИО и наименование должностей;
• информацию о прочих сотрудниках, присутствующих при этом;
• сведения об ответственных, тех кто сдает и принимает дела.

Содержимое архива обычно расписывают в таблице со столбцами:

1. номер по порядку;
2. коды и наименования дел;
3. периоды ведения дел;
4. количество документов и листов;
5. примечания.

В акте приема-передачи дел кадрового учета обязательно отражают все выявленные недостатки. Документ подписывают все члены комиссии и ответственные за архив (и сдавший, и принявший).

Помощь специалистов

Процесс передачи дел сотрудников не вызывает особой сложности. Однако здесь есть свои нюансы. Например, ответственный за трудовые книжки должен назначаться отдельным приказом. Следовательно, передачу этих бланков стоит оформлять отдельным актом.

Наши архивисты имеют большой опыт кадрового делопроизводства. Они помогут оптимизировать процесс приема-передачи личных дел сотрудников с учетом специфики конкретного предприятия и сократить сроки, необходимые для предварительной ревизии.