Как составить опись документов постоянного хранения

Как правило, любой коммерческой структуре рано или же поздно придется столкнуться с тем, что называется опись документов постоянного срока хранения. На практике, если на момент начала процесса в распоряжении компании накопилось достаточно много архивной информации, и вся она не систематизировалась длительный период времени, составление качественной и полной описи документов постоянного сроков хранение представит определенного рода трудность. Но это в том случае если не привлечь к организации подобного процесса нас, профессионалов своего дела.

Немного о самом процессе работ

Опись документов постоянного хранения включает в себя три возможных принципа построения данных.

  • Первым можно назвать хронологическим, при котором все документы представлены в определенной последовательности;
  • Вторым принципом считается структурный, при котором документы объединяются в группы и подкатегории;
  • И наконец, третьим является универсальный, комбинированный принцип, который мы и предлагаем попробовать своим клиентам.

Для чего нужна опись документов постоянного хранения?

Непосредственно сама опись документов постоянного срока хранения составляется, как правило, с целью последующего их легкого нахождения, и систематизации документов. 
Сложностью можно назвать необходимость создания обязательного справочного аппарата.  Он включает в себя создание всех требуемых исторических справок, вступлений, послесловий и многого другого. С этой задачей мы также сможем легко и оперативно справиться, независимо от ее объема.

Сделать опись самостоятельно

Давайте представим себе, что опись дел в архиве была выполнена с ошибками. Однако этого никто не знает, так как проверять вряд ли кто будет. Однако спустя время, может понадобиться какой-либо документ. А ведь никому неизвестно, сколько может пройти времени и как теперь восстанавливать эти документы? Вполне возможно, что и персонал сотрудников мог уже поменяться, и искать виновных просто не представляется возможным. Начинаются серьезные проблемы внутри организации.

А если нагрянет проверка?

Если пробовать решить данный вопрос самостоятельно, возможно допустить массу ошибок и неточностей, которые так или иначе повлияют на дальнейшее составление структуры разделов, создадут путаницу и неточности. И наконец, самая главная проблема, с которой может столкнуться организация при составлении подобной описи, а именно ее утверждение.  

Где утверждается опись?

Порядок утверждения хоть и кажется достаточно простым, но, тем не менее, потребует четких и слаженных действий. Сама опись документов постоянного хранения утверждается непосредственно в Государственном муниципальном архиве, который курирует данную организацию как того и требует регламент систематизации и регистрации подобных документов. С этой задачей мы, имея солидный опыт, справимся в кратчайшие сроки. При чем можно отметить, что опись дел может проводиться как по одной, конкретной, так и по ряду групп.

На какие документы делают описи?

Как правило, описи наиболее часто делают описи на следущие дела постоянного хранения: различные соглашения, договора связанные с правом собственности, протоколы, отчёты, возможно судебные и следственные дела, если таковые имеются. Особенно сложными и важными являются категории ценных документов, упорядочивание которых наиболее ответственный и сложный процесс.

Мы справимся со всем, главное только правильно поставить задачу, согласовать некоторые моменты и можно смело приступать к делу.

По всем вопросам описи документов постоянного срока хранения обращайтесь в нашу архивную компанию.

 


смотрите также:

Уничтожение банковских документов

Основные варианты хранение электронного архива

Порядок уничтожения документов

Сдача документов на хранение через систему электронного документооборота

Услуги по вводу информации в базы данных

Наши клиенты