Как сшивать дела при передаче в архив

Однако после его завершения материалы  необходимо  передать для последующего сбережения в государственные учреждения. При этом важно правильно оформить архивные бланки и понимать, как сшивать дела в архив, какие инструменты допустимо использовать.

Зачем прошивают листы многостраничных документов

Накапливаемые за период деятельности структуры бланки – достаточно большой объем информации, которую важно не только правильно хранить, обеспечивая целостность. Если оперативно сшивать дела, исключена возможность случайной утраты отдельных листов либо их изъятия посторонними лицами.

Качественная прошивка дел в архив – процедура, позволяющая решить задачи:

• обеспечение информационной полноты документации;
• гарантия целостности на протяжении длительного срока;
• сохранение конфиденциальности данных;
• ограничение доступа посторонних;
• простота поиска материалов.

Своевременная подшивка способствует оптимизации деятельности предприятия, исключает возникновение правовых, финансовых рисков в процессе текущих проверок.

Архивная оптимизация

Единых критериев того, как сшивать дела в архив, не существует. Каждая организация государственного, частного типа, принимающая на хранение бланки, устанавливает свои требования. Важно оформить многостраничные тома в полном соответствии с ними.

В общем случае прошивка дел в архив предполагает выполнение действий:

• подготовка нижней, верхней обложки;
• удаление скоб, металлических креплений;
• расположение листов согласно установленной нумерации;
• объединение посредством нитей.

Оптимизируя архив путем прошивки бумаг, относящихся к одному делу, удается сократить время поиска сведений, избежать нагромождения документации, ее случайной утери.

Услуги профессионалов

Наша компания оказывает услуги подготовки дел к хранению, их прошивки согласно требованиям принимающей стороны. Сотрудники нашей компании знают, как сшивать дела в архив, оформить титульную обложку с вынесением информации согласно нормативно-правовым актам. Выполняем ручную обработку документов, подшивку с применением специального оборудования, позволяющего оформлять тома значительной толщины.

Приведем ваш архив в полный порядок в сжатые сроки.