Как уничтожить документы?

Бумаги не могут копиться вечно. Потому их принято сортировать и уничтожать – но не все скопом, а выборочно, по определенным правилам. Каждый отдел, включая HR, PR, бухгалтерию, секретариат, отделы продаж и закупок, ведут свою отчетность и фиксируют движение документации, среди которой есть документы вечного хранения, временного и подлежащие утилизации.

Способы уничтожения документов

Зачастую делопроизводители компаний не обладают достаточными знаниями законодательствами, чтобы знать, как уничтожить документы правильно  – да и некогда углубляться в этот вопрос. Даже не все знают, что вариантов утилизации деловой документации несколько: химический (спецсоставами), сожжение и измельчение.

Шредирование документов

Шредеры приобретают почти все фирмы, и для собственных нужд (уничтожения важных копий) они вполне годятся. Но если документации, подлежащей сдаче в утиль, скопились горы, он не подойдет – ведь, помимо прочего, придется расшивать дела удалять крепеж и полистно эту гору уничтожать. Промышленный шредер «Архивного Сервиса» эту проблему легко решает – он способен измельчать довольно толстые тома со скрепками и вложениями, экономя массу времени и обеспечивая высокую степень безопасности ввиду полного уничтожения листа. 

Можно ли, не вдаваться в нюансы того, как уничтожить документы согласно регламентам, правилам и закону? 

 Можно, но это влечет штрафы для руководства – как ненадлежащее хранение документов, предназначенных для вечного сохранения в архивах, так и их уничтожение чревато санкциями. Легче, конечно, ничего не уничтожать, но тогда в бумагах можно «зарасти».

Специалисты-архивисты компании «Архивный Сервис» помогут, не обременяя сотрудников компании-заказчика приобретением дополнительных знаний, произвести экспертную оценку документов. 

Мы возьмем на себя подготовку к уничтожению документов

Всю бумажную работу архивисты нашей компании возьмут на себя, проведя все необходимые процедуры совместно с представителями заказчика – и проведение экспертизы, и расшивку и переформирование дел и составление актов, и упаковку (что производится для соблюдения конфиденциальности и предотвращения утерь). А также обеспечат автотранспорт, погрузочно-разгрузочные работы, экспедирование архива и его уничтожение.

Как уничтожить документы с истекшими сроками хранения? 

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения следующий. В первую очередь, специалисты Компании "Архивный Сервис" проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению и те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Завершающий этап

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел. 

Шредеры. Это выгодно, быстро (скорость шредера до 1 тонны/10 минут), безопасно и недорого. 

К тому же, сотрудничая с нами, вы можете быть уверены в соблюдении всех процессуальных, законодательных норм, избежите штрафов и наладите документооборот (при желании заказчика мы проведем постановку или аудит документооборота предприятия). Мы сбережем время ваших сотрудников для выполнения ими более важных рабочих функций, освободим хранилища предприятия от негодной документации и поможем оптимизировать документооборот. 

Предоставление услуг по уничтожению

Архивный Сервис предлагает также услуги по вывозу и шредированию документов, включающие в себя: погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента.

Сопроводительные документы

Также Компания "Архивный Сервис" предоставляет клиенту полный набор сопроводительных документов (договор на выполнение работ по уничтожению документов, счет, акт приёмки работ, акт уничтожения документов). Мы гарантируем уничтожение документов с истекшими сроками хранения согласно всем установленным нормам в Российском законодательстве.

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем вам грамотно уничтожить документы.


смотрите также:

Хранение первичных бухгалтерских документов

Cистематизация бухгалтерских документов

Подготовка документов к архивному хранению

Что будет, если выкинуть архив, затопить архив, потерять архив?

Наполнение электронного архива документами

Наши клиенты