Какие документы передаются в архив

В процессе формирования архива любой компании необходимо руководствоваться правилами работы архивов организаций, определенными соответствующим нормативным документом Коллегии Росархива.

Что обычно передают в действующих компаниях

  • временный срок хранения которых составляет 10 и более лет;
  • имеющие постоянный срок хранения;
  • имеющие отношение к кадровому составу компании/организации.

В определенных ситуациях в архив также могут передаваться дела со сроком хранения до 5 лет. Архивирование таких дел должно соответствующим образом оформляться в нормативной документации организации.

Основные этапы передачи документов на хранение в архив

  1. Подготовка документации: проведение ее экспертизы на предмет практической или научной ценности.
  2. Подготовка архивной описи дел, необходимой для систематизации всех архивных данных компании или предприятия.
  3. Подготовка документов к хранению: переплет всех дел в соответствии с нормативными актами (требованиями к количеству страниц в одном деле, толщине папок и пр.)
  4. Передача документации в архив.

Обратите внимание! Действующая компания может передавать дела в ведомственный архив - соответствующее структурное отделение компании или отдельный архив, находящийся в подчинении организации. На государственное хранение из ведомственного архива дела передаются в случае ликвидации (банкротства) или закрытия компании.

Какие документы передают при ликвидации банкротстве 

Законодательством Российской Федерации определено место хранения архивной документации любой организации после ее ликвидации (закрытия или банкротства) в государственном архиве. В государственный архив должны быть переданы:кадровые документы, срок хранения которых составляет 75 и 50 лет; Данные документы необходимы в качестве основания для выдачи справок по требованию. В процессе передачи дел ликвидированной компании на государственное хранение осуществляется подготовка исторической справки, необходимой для архивного фонда. В случае изменения состава архивных дел в эту справку будут вноситься соответствующие данные об изменениях.

Мы специализируемся на подготовке архивной документации, создании архивов. У нас вы можете заказать услуги создания, форматирования, обработки и сдачи документации в ведомственные и государственные архивы.

смотрите также:

Перевод архива в электронный вид, внедрение соответствующего программного обеспечения

Сдача документов на хранение через систему электронного документооборота

Cистематизация бухгалтерских документов

Распознование документов

Актуальность архивно переплетных работ в организациях

Наши клиенты