Каталогизация документов

Четкий и отлаженный рабочий процесс с минимальными затратами времени на поиск нужного документа возможен лишь при условии оптимизации документооборота. Неудивительно, что эту цель ставят перед собой многие компании. И первым шагом на пути ее достижения становится профессиональная каталогизация документов - неотъемлемая часть работы с любыми архивами.

Понятие каталогизации документов

Под каталогизацией документов принято понимать всю совокупность рабочих процессов, которые в конечном итоге приводят к созданию и полноценному функционированию более или менее сложной системы каталогов, удобных для хранения ваших документов . 

Преимущества создания  каталога архивных документов

Создание полного и удобного в использовании каталога архивных документов позволит каждой компании значительно оптимизировать процесс делопроизводства, урегулирует работу архивного отдела и сэкономит время абсолютного большинства сотрудников, которое им приходится тратить на поиск того или иного документа. Попытка самостоятельной каталогизации документов в давно функционирующей фирме неминуемо обернётся затяжной неразберихой. Поэтому специалисты-архивариусы настаивают на создании каталогов на начальном этапе существования любой организации. 

Наша компания оказывает полный спектр услуг по каталогизации документов. 

Мы предлагаем нашим клиентам создание полной и удобной в использовании системы каталогов, способной значительно облегчить поиск нужной информации.

Разработанная система каталогов

Разработанная нами общая система каталогов объединяет в себе три основных базы - предметный, тематический и систематические каталоги. В основу такой системы кладутся метаданные документа - сведения, не включенные непосредственно в документ, однако напрямую с ним связанные. При этом каждый архив всегда интегрирован с более высокоуровневыми системами, единицей которых он является.

Каталогизацию данных на бумажных и на электронных носителях.

В зависимости от потребностей заказчика мы произведем каталогизацию данных, размещенных как на материальных (бумажных), так и на электронных носителях. Также возможна разработка электронного каталога для каталогизации материальных документов или одновременное создание объединенных систем электронного и материального каталогов.

Работа с документами

В ходе оказания услуги наши специалисты разработают классификацию, изучат и распределят документы, составят их библиографическое описание. Затем, в зависимости от вида физического носителя, мы создадим бумажные каталожные карточки либо введем данные в электронный каталог.

Дополнительные работы с каталогами 

При необходимости к каталогам могут быть дополнительно составлены указатели (алфавитные, предметные и другие). 

Наряду с разработкой логической структуры размещения документов мы произведем организацию их физических хранилищ таким образом, чтобы те обеспечивали миграцию носителей, сохранность информации и контроль целостности данных. Наконец, услуги по каталогизации могут включать непосредственно работу с каталогами, а именно их регулярное пополнение, редактирование и использование в поиске необходимых документов.

Работа в соответствии с  законодательством

Все действия по каталогизации документов выполняются нами в соответствии с  законодательством. Обратившись к нам, вы можете рассчитывать, что созданные нами каталоги помогут в работе персоналу вашей организации, и в конечном итоге будут способствовать более эффективному функционированию всего предприятия.

 

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно


смотрите также:

Почему цена за лист, при сканировании может отличаться

Закон об архивном деле в РФ от 22.10.04 №125-ФЗ

Хранение документации

Сложности при создании электронного архива

Срок хранения договоров и их утилизация

Наши клиенты