Хранение бухгалтерской документации

Хранение бухгалтерской документации является важной частью работы с документами в любой компании. В данной статье мы не будем касаться вопроса необходимости такого хранения и возможных санкций в случае отсутствия необходимой документации, а также не станем рассматривать варианты методологической и научно-технической организации архива. 

Поговорим о чисто технических аспектах хранения бухгалтерской документации. 

Технические требования к помещению с архивом документов чётко изложены в соответствующих пособиях. Отметим, что речь идёт как о строительных нормах, так и рекомендациях по организации архивного хранения.

Перечислим основные требования:

  • Требуется изолированное помещение, хорошо защищённое от огня извне.Так как бумага, по сути, является не просто пожароопасной, а очень хорошим топливом, требуется высочайший уровень защиты от пожара.
  • Помещение должно быть оснащено охранной сигнализаций и системами обнаружения дыма.
  • Размеры помещения могут быть рассчитаны на основании следующий тезисов: стандартный архивный стеллаж для хранения документов  состоит из 12 полок, каждая полка имеет толщину 1,5 сантиметров, а общая высота стеллажа - 2,3 метра. Минимальное расстояние между рядами стеллажей - 80 сантиметров, а проходы на случай пожара - 1,2 метра. Если учесть также площадь сейфового хранилища, а также вспомогательных площадей, то можно сделать выводы о площадях помещения. Отметим, что желательно также учесть темпы прироста количество хранимой бухгалтерской документации - иначе через несколько лет вы столкнётесь с проблемой нехватки места.
  • По нормам 1991 года (укрупнённые нормы по делопроизводству и архивам) на обслуживание 5000 дел в архивном хранении требуется один сотрудник. Эти нормы не учитывают требования некоторых компаний, где при хранении бухгалтерской документации или иных архивных дел требуется очень высокий уровень справочной работы. По сути, можно сказать, что 1 человек на 5000 дел - это норма для хранения технической или кадровой документации компании, но никак не тех документов, к которым часто обращаются. Следует помнить, что в год выполняется более 12 миллионов запросов в госучреждения по тем или иным архивным вопросам.

Требования к рабочему месту для архивного сотрудника, занимающегося  бухгалтерской документации

Важно также оборудовать рабочее место для архивного сотрудника, занимающегося хранением бухгалтерской документации и дел иного рода. Это место должно позволят ему полностью выполнять все функции, и, как правило, включает отдельный сейф, рабочий стол с принадлежностями и необходимую технику.


смотрите также:

Уничтожение документов не подлежащих хранению

Оцифровка архивов: нюансы, особенности, преимущества

Закон о персональных данных от 27.07 2006 г. N 152-ФЗ

Обработка бухгалтерских документов с помощью архивистов

Планшетное сканирование документов

Наши клиенты