Хранение документов по личному составу

Каждая организация обязана соблюдать особые правила хранения документов  по личному составу. Эти правила закреплены законодательно. Это связано, прежде всего, с необходимостью содействия государственному пенсионному  страхованию и соблюдения правил трудового кодекса при работе с персоналом.  Также и конституция гарантирует права на информацию, подтверждающую социальный статус.  А с конституцией спорить опасно.

Проблемы нарушение в ведении кадрового документооборота

Малейшее нарушение в ведении кадрового документооборота грозит не просто штрафами, как в случае с бухгалтерской документацией,  а крупными спорами и судебными разбирательствами. 
Дело в том, что документы по личному составу в первую очередь подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот.  Если же по вине работодателя будет допущена ошибка, из-за которой будет занижен размер пенсионных выплат,  работник имеет полное право подать судебный иск на довольно крупную сумму. И такие дела чаще всего решаются в пользу пострадавшей стороны.

Кадровые документы имеют самые длительные сроки хранения

А еще это важнейший источник исторических сведений для социальных и научных исследований. Именно поэтому для кадровых документов установлены самые длительные сроки хранения. 

Сроки хранения основных кадровых документов: 

  • Архив переписки об учете кадров, их перемещении, приеме и распределении – 5 лет.
  • Документы о проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения) – постоянно;
  • Личные дела (заявления, автобиографии, выписки, приказы) работников – 75 лет. Для руководящего состава – постоянно;
  • Личные карточки работников, характеристики тех, кто не имеет личных карточек, а также трудовые договора и соглашения, не вошедшие в дело, хранятся 75 лет;
  • Списки сотрудников, а именно руководящего состава, ветеранов и участников ВОВ, а также награжденных государственными наградами должны храниться постоянно.
  • Подлинники личных документов (трудовых книжек, дипломов, аттестатов и т.д.) хранятся в отделе кадров до востребования. А невостребованные документы должны храниться не менее 50 лет.

Говорить о том, что их терять не стоит, излишне.  И руководитель организации вместе с начальником отдела кадров обязан обеспечить надежное хранение документов как текущее, так и архивное. 

Основные требования к хранению:

  • Отдельное помещение для текущего хранения;
  • Шкафы или ящики, запирающиеся на ключ;
  • Ограничение доступа посторонних лиц;
  • Отдельное помещение архива и последующий контроль доступа к нему.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем решить ваш вопрос


смотрите также:

Профессиональная передача документов при реорганизации

Ответственность при архивных проверках

Как сшивать дела при передаче в архив

Закон о бухгалтерском учёте от 23.11.1996 г. № 129-ФЗ

Электронный и бумажный архив: создание и организация

Наши клиенты