Хранение документов в архиве и передача документов в архив в электронном виде

Работа современных систем документооборота предприятия и электронных архивов предприятий требует серьёзного подхода к обеспечению безопасности хранения документов в архиве, а также организации правильных алгоритмов передачи документов в архив.

Основные правила обеспечения безопасности данных

Обсудим основные правила, которые должны быть введены на предприятии для обеспечения безопасности данных:
1. Высокий уровень физической защиты носителей. В случае хранения документов  в архиве традиционного типа обычно используется отдельное защищённое помещение, да и размер документальной базы просто не позволяет оперативно извлечь документы. Равный по объёму архив на магнитном носителе может легко уместиться в карман и быть извлечён за считанные секунды при физическом проникновении на территорию предприятия.
2. Носители должны защищаться до получения подтверждения об их физическом уничтожении. Дело в том, что передача документов в обычный архив равнозначна передаче бумажных носителей, а передача документов в электронный архив - это копирование данных. Соответственно, носители, вышедшие из строя или по другим причинам требующие списания, всё ещё содержат важные документы, находящиеся на хранении в основном архиве.
3. Требуется систематизированный контроль за исполнением норм безопасности в отношении носителей. Обычно хранение документов в архиве осуществляется таким образом, что их извлечение проводится исключительно под роспись сотрудника и с разрешения вышестоящего лица. В случае передачи документов электронного архива на уничтожение следует фиксировать следующие данные: идентификационный код носителя, точную дату уничтожения, методику уничтожения, данные о сотруднике, проводившем операцию по уничтожению носителя. 

Полностью схема выглядит так:

  • Осуществляется физический контроль за хранением документов в архиве.
  • Проводится систематический контроль, учитывающий замену и уничтожение носителей.
  • Применяются стандартизированные (для предприятия, отрасли или же более широкой сферы) методики уничтожения данных.
  • Проводится регулярная проверка надёжности уничтожения данных.
  • Хранение документов в архиве осуществляется таким образом, чтобы выход из строя единичного носителя не повредил документальную базу (то есть осуществляется резервное копирование или же распределённое хранение с избыточной информацией).
  • Передача документов в архив и их обработка подразумевает категоризацию по уровню необходимых мер безопасности - и исходя из этого выбираются конкретные методики работы с накопителями.
  • Ведётся отчётность по каждому уничтоженному носителю.
  • Электронный архив подразумевает ведение отчётности по доступу к документам, находящимся на хранении, а также обеспечение авторизованной передачи документов в архив и их извлечения. 

Основной вопрос безопасности

Таким образом, если не учитывать передачу документов архива по сетям, а также особенности физической защиты накопителей, основным вопросом безопасности остаётся удаление данных. Обратите внимание: предполагается, что структура сети организации подразумевает физическое ограничение доступа, иначе в противном случае на первый план выходит именно вопрос защиты от внешних сетевых атак и своевременного закрытия уязвимостей. 

Доступ к документам

Документы должны храниться в безопасных условиях, которые обеспечивают легкий и быстрый доступ, когда вы в них нуждаются. Услуги по хранению документов в архиве полностью соответствуют этим требованиям. Архивохранилища оборудованы охранной и пожарной сигнализацией для обеспечения безопасности и долговечности ваших документов.

Постоянный доступ к документам

Хранение документов в архиве это не значит, что в случае необходимости вы не сможете обратиться к вашим документам. Документы будут вам доступны 24 часа в сутки, 365 дней в году. При поступлении на хранение документов в архив каждый короб с документами штрихкодируется, что позволяет быстро отыскать нужный документ.

Курьерские услуги

Так же хранение документов в архиве предполагает курьерские услуги. Таким образом документы транспортируются к вам с самым высоким уровнем безопасности и экологического контроля. Могут осуществляться как плановые и стандартные услуги курьера, так и доставка в течение 2 часов.

Хранение документов в коробах

Хранение документов в архиве происходит в коробах. Короба заказываются специально и обладают высокими технологическими характеристиками. Изготовлены из прочного многослойного картона Простая конструкция для легкого и быстрого монтажа Съемная крышка для легкого доступа к документам Ручки для безопасного подъема и транспортировки.

Конфиденциальное уничтожение документов

При хранении документов в архиве вы можете воспользоваться такой услугой как конфиденциальное уничтожение документов , которые больше не требуются. Мы предлагаем безопасное измельчение документов на шредере.

Услуга по хранению документов в архиве

Хранение документов в архиве - это та услуга , которой могут воспользоваться как небольшие компании, которые имеют относительно небольшое количество документов, так и крупные, с очень большими объемами хранения, поиска и требованиями. Наш высококвалифицированный персонал регулярно проходит курсы по повышению квалификации, посещает семинары по повышению качества хранения документов в архиве и всегда готов ответить на все ваши вопросы 

Программное уничтожение данных 

Данный класс методов подразумевает программное прекращение хранения документов в архиве за счёт отдачи команды на их удаление. Применяется несколько методик: обычное уничтожение (объявление части носителя пустой), перезапись части носителя и многократная перезапись части носителя. В первом случае восстановить данные возможно на базе обычной офисной системы, во втором - на базе сервис-центра, а в третьем - практически невозможно (при 50 циклах перезаписи случайными числами данные считаются безвозвратно уничтоженными). Разумеется, первый метод наиболее быстрый, последний - наиболее медленный и может занимать несколько часов для более-менее крупных баз данных. 

Механическое и физическое уничтожение документов 

Физические методы уничтожения данных предусматривают тот факт, что передача документов в архив осуществляется на конкретных носителях, на которых и осуществляется хранение (то есть документ или несколько документов могут быть чётко локализованы в физической структуре). В этом случае уничтожается сам носитель. Важные моменты:
- Разбиение на части и сверление зачастую не даёт гарантированного результата.
- Нагрев в обычном костре или пожар в офисе не уничтожает данные.
- Открытие корпуса жесткого диска и подача питания для вращения вызывает быструю (2-4 часа) зачистку атмосферной пылью, что является одним из наиболее надёжных методов. 
- Возможны также пиротехнические, радиационные, термические или магнитно-импульсные методы уничтожения носителей. 

Резюме 

Таким образом, можно сказать, что передача документов в архив всегда должна учитывать их степень секретности и сроки хранения, а само хранение документов в архиве должно производиться с учётом дальнейшей политики безопасности, используемой на предприятии.

 

ООО "Архивный Сервис" организует хранение документов в архиве и передачу документов в архив в электронном виде и на бумажных носителях.


смотрите также:

Разброшюровка дел и изъятие скрепок

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов

Правильное оформление архивных дел

Обеспечение безопасности документов архива

Архивная обработка и хранение приказов в организации

Наши клиенты