Хранение и уничтожение архивных дел на магнитных носителях

Информационные технологии стали частью нашей жизни - это факт, который уже не подлежит сомнению и требует исключительно детального рассмотрения, но никак не обсуждения о своей реальности. Хранение архивных дел всё чаще и чаще осуществляется в электронной форме, а уничтожение документов на информационных носителях нового века вызывает всё больше и больше как юридических, так и технических вопросов.

Архивные дела на магнитных носителях

В данной статье мы освещаем основные моменты организации хранения архивных дел, правильного уничтожения архивов и недопущения копирования или уничтожения архивами третьими лицами. 

Доступность данных

 Первый важный момент, который необходимо понимать - этот тот факт, что многие данные доступные не только при физическом контакте с носителем, но и по сети. Проще говоря, если ранее для доступа к архиву было необходимо получить физический доступ к накопителю, то сегодня большинство операций документооборота осуществляется по сетям. Подобный обмен информацией позволяет получить к ней доступ дистанционно - и в некоторых случаях скрытно от пользователей системы. Основная задача любой инфраструктуры - обеспечить хранение архивных дел и других документов в форме, максимально доступной по сети для авторизованных сотрудников и при этом обеспечить защиту от уничтожения архива или утечки данных в руки третьих лиц. 

Замена носителей 

В среднем на текущий момент скорость замены единиц компьютерного парка составляет около 25% от общего количества за год. В зависимости от типа организации такая замена может проводиться быстрее или медленнее, но общий принцип остаётся неизменным - достаточно большая часть техники подлежит замены. Соответственно, возникают следующие проблемы при хранении архивных дел и уязвимости, способные создать ситуации угрозы уничтожения архивов:

  • Перенос компьютера на новое место, например, в подразделение компании, где действует другая политика безопасности или же где используются иные технические средства для обеспечения безопасности данных.
  • Продажа использованной техники, как целиком для других учреждений так и на комплектующие для сервис-центров.
  • Дарение компьютеров благотворительным и детским организациям. 

Опасности при замене носителя

При каждой такой ситуации следует чётко понимать, что вы, фактически, вывозите из защищённой зоны данные, на безопасность которых были потрачены деньги и другие ресурсы. Дело в том, что, во-первых, существует очень много лазеек для почти юридически легального считывания вашей информации с таких носителей. А во-вторых, это технически возможно, так как однажды записанная на жесткий диск информация может храниться на нём годами - и даже форматирование всего раздела или удаление файлов не приведёт к уничтожению архива с закрытыми данными. Совершенно безвредное списание компьютера может обернуться большой утечкой данных: просто представьте, что будет, если в руки третьих лиц попадут жесткие диски, где осуществлялось хранение важных документов: бухгалтерских, технологических и многих других. 

Работы по уничтожению

ООО "Архивный Сервис" предлагает   услуги по вывозу и уничтожению документов, включающие в себя:  погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента.

Предоставление полного набора сопроводительных документов

Также ООО "Архивный Сервис" предоставляет клиенту полный набор сопроводительных документов (договор на выполнение работ по уничтожению документов, счет, счет-фактуры, акт приёмки работ,  акт уничтожения документов). Мы гарантируем уничтожение документов с истекшими сроками хранения  согласно всем установленным нормам в Российском законодательстве.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно


смотрите также:

Составление заголовков дел управленческой документации и личному составу

Оптимизация документооборота с помощью систем контроля задач

Распознование документов

Разработка положений об архивах организаций

Научно-техническая обработка документов

Наши клиенты