Хранение кадровых документов

Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании, а также отраслевой деятельности.

Подход к хранению кадровых документов

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
Ведение, а также хранение кадровых документов производится в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ),Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

К кадровой документации относят:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
      • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
      • трудовые книжки;
      • личные карточки формы Т-2;
      • личные дела;
      • лицевые счета по заработной плате.

Порядок хранения кадровых документов 

Порядок хранения кадровых документов в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса. Согласно статье 2 КЗоТ РФ, каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело. В результате этого ясно, что и в интересах работника, и в интересах работодателя — правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение кадровых документов.

Подготовка к хранения кадровых документов

При подготовке к хранению кадровых документов дела должны быть оформлены определенным образом. Основная цель упорядочения и хранения кадровых документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Подготовленные для архивного хранения кадровые документы, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, лист заверителя с указанием количества листов.

Тщательность и аккуратность при оформлении, ведении и хранении

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении кадровых документов на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан, Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Сдача кадровых документов в архив

Кадровая документация сдается в архив, не только когда выходит из документооборота. Документы по личному составу, такие как: личные карточки сотрудников, личные дела, приказы, распоряжения, трудовые соглашения — строго конфиденциальная информация, работать с которой имеют право только сотрудники отдела кадров и проверяющие организации. 
Соответственно, после сдачи их на архивное хранение необходимо также исключить несанкционированный доступ к ним.

Оформление кадровых документов при сдаче в архив

При сдаче кадровых документов в архив следует, сразу же позаботится об их надлежащем оформлении. Даже если в своем личном архиве кадровик может хранить документы в любом удобном для него порядке, аргументируя это тем, что он и так знает, что где лежит, руководителю организации стоит задуматься о том, в каком виде эти же самые дела буду сданы в архив.
Не стоит забывать, что большинству из них храниться 75 лет, и большую часть этого времени — в архиве. И если ваши дела изначально были оформлены, как полагается, процедура сдачи кадровых документов в архив пройдет без дополнительных временных и финансовых затрат.

ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по хранению и обработки кадровых документов.