Хранение на электронных носителях

Архивное хранение документов важно не только для бумажной документации, но и для информационных носителей. 

Сроки жизни электронных носителей

Каждый носитель имеет свой срок жизни. Так, например, лазерные диски (CD и DVD) могут хранить информацию от года до 15 лет, flash-память старых моделей - около двух лет, новых - около 20. Жесткий диск обычно хранит данные до 4-5 лет, после чего вероятность их потери существенно вырастает.

Учёные разрабатывают специальные системы хранения данных. Например, электронная библиотека "Пергамум" способна хранить данные несколько тысячелетий - достаточный срок для любого архивиста. 

Электронный архив является составной частью любой современной компании.

Электронный архив позволяет обеспечить централизованный учет, хранение документов в электронном виде. Электронный архив объединяет в себе следующие основные компоненты: сервер БД (База Данных), файловые серверы цифровых документов, электронное хранилище долговременного архива документов систему резервного копирования. 

Целями организации электронного архива является:

  •  Повышение эффективности проектной и управленческой деятельности при работе с документами, ведении делопроизводства и управление архивами документов;
  •  Переход на современные технологии учета, хранения и использования документов в электронном виде;
  •  Создание унифицированной среды коллективной работы с архивными документами, учета, хранения и управления документов в  информационном пространстве;
  •  Создание корпоративного архива электронных документов;
  •  Повышение надежности хранения электронных документов;
  •  Внедрение унифицированной технологии взаимодействия между отделами.

  Преимущества организации архива электронных документов

  • удобство работы с документами. Значительно упростится и ускорится поиск необходимой информации. Архив электронных документов позволит вести поиск по любым  реквизитам например: наименованиям и датам документов, любым ключевым словам и фразам, содержащимся в них;
  • возможность быстрой сортировки документов по любым критериям, создания нужных выборок буквально в два клика «мышки»;
  • значительно возросший уровень безопасности деловых бумаг. При организации архива электронных документов такие факторы, как пожар, подтопление, активность грызунов   и противоправные действия (например, уничтожение или кража деловых бумаг) не приведут к утрате ценной информации: она останется в архиве электронных документов;
  • возможность разграничения прав доступа разных сотрудников к разным документам;
  • значительное снижение издержек предприятия, связанных с хранением и обработкой деловых бумаг;
  • существенное повышение производительности труда, объясняющееся перечисленными выше преимуществами.

смотрите также:

Хранение кадровых документов

Электронная архивация документов на предприятии

Сложности архивной обработки документов

Как передать архив

Организация архива

Наши клиенты