Хранение на электронных носителях

Архивное хранение документов важно не только для бумажной документации, но и для информационных носителей. 

Сроки жизни электронных носителей

Каждый носитель имеет свой срок жизни. Так, например, лазерные диски (CD и DVD) могут хранить информацию от года до 15 лет, flash-память старых моделей — около двух лет, новых — около 20. Жесткий диск обычно хранит данные до 4-5 лет, после чего вероятность их потери существенно вырастает.

Учёные разрабатывают специальные системы хранения данных. Например, электронная библиотека «Пергамум» способна хранить данные несколько тысячелетий — достаточный срок для любого архивиста. 

Электронный архив является составной частью любой современной компании.

Электронный архив позволяет обеспечить централизованный учет, хранение документов в электронном виде. Электронный архив объединяет в себе следующие основные компоненты: сервер БД (База Данных), файловые серверы цифровых документов, электронное хранилище долговременного архива документов систему резервного копирования. 

Целями организации электронного архива является:

•  Повышение эффективности проектной и управленческой деятельности при работе с документами, ведении делопроизводства и управление архивами документов;
•  Переход на современные технологии учета, хранения и использования документов в электронном виде;
•  Создание унифицированной среды коллективной работы с архивными документами, учета, хранения и управления документов в  информационном пространстве;
•  Создание корпоративного архива электронных документов;
•  Повышение надежности хранения электронных документов;
•  Внедрение унифицированной технологии взаимодействия между отделами.

  Преимущества организации архива электронных документов

• удобство работы с документами. Значительно упростится и ускорится поиск необходимой информации. Архив электронных документов позволит вести поиск по любым  реквизитам например: наименованиям и датам документов, любым ключевым словам и фразам, содержащимся в них;
• возможность быстрой сортировки документов по любым критериям, создания нужных выборок буквально в два клика «мышки»;
• значительно возросший уровень безопасности деловых бумаг. При организации архива электронных документов такие факторы, как пожар, подтопление, активность грызунов   и противоправные действия (например, уничтожение или кража деловых бумаг) не приведут к утрате ценной информации: она останется в архиве электронных документов;
• возможность разграничения прав доступа разных сотрудников к разным документам;
• значительное снижение издержек предприятия, связанных с хранением и обработкой деловых бумаг;
• существенное повышение производительности труда, объясняющееся перечисленными выше преимуществами.