Хранение первичных бухгалтерских документов

Закон «О бухгалтерском учете» требует непрерывное документирование всех процессов на предприятии. Каждый шаг, будь то покупка оборудования, уплата налогов или заказ уборки офиса в сторонней компании должен сопровождаться документами, отражающими суть операции. 

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Такие документы бухгалтера любовно называют «первичкой» и относятся к ее хранению очень трепетно.  Она аккуратно копится в папках по месяцам в течение каждого календарного года. Это необходимо для того, чтобы даже после проведения суммы в системе вы всегда имели под рукой обоснование каждой проводки.
Такие документы положено хранить не менее 5 лет, так как они могут понадобиться также и для целей налогового учета.  

Ответственный за хранение

Организовать хранение непрерывного бумажного потока – задача главного бухгалтера, который является ответственным за сохранность и конфиденциальность всей бухгалтерской документации. 

Хранение документов в офисе 

Главное требование к хранению – полнота и системность. Все первичные документы должны быть подшиты в папки таким образом, чтобы было легко найти нужную бумагу по дате или имени контрагента. Не используемые постоянно документы обязаны храниться в специально отведенном помещении, доступ в которое должен контролироваться главным бухгалтером. Будет нелишним, если и текущую документацию вы будете хранить в столах и шкафах, закрывающихся на ключ для предотвращения потери или порчи оригиналов.  

Внеофисное хранение 

В случае, когда в организации нет возможности обеспечить надлежащие условия хранения, необходимо обратиться в специализированную организацию, которая займется хранением ваших документов вне офиса. 

В этом случае все заботы по оценке, оформлению и хранению ложатся на архивную компанию. Это потребует дополнительных затрат, но при этом освободит вас от необходимости самостоятельно подшивать и каталогизировать тонны бумаги. Архивные службы сами определяют срок службы ваших документов, и при необходимости отслужившая первичка утилизируется, а вы получаете справку об уничтожении. 

Ответственность за сохранность первичной документации и соблюдение сроков ее хранения

Вы можете содержать свой собственный архив или же доверить хранение сторонней компании. В любом случае, компания несет ответственность за сохранность первичной документации и соблюдение сроков ее хранения. В случае ее утери вследствие непреодолимой силы, организация ответственна за принятие мер по восстановлению. В противном случае это грозит штрафами.  Хранение первичной документации  - серьезное и ответственное дело, результаты которого влияют на оценку вашей компании со стороны проверяющих структур. 

Какие преимущества внеофисного (депозитарного) хранения? 

  • Консультации по всем вопросам архивного дела и делопроизводства;
  • Наличие необходимых площадей, оборудования и официальных разрешений, необходимых для ведения данного вида деятельности;
  • Фиксированные до истечения срока действия договора тарифы на внеофисное хранение;
  • Оплата услуг безналичным переводом по факту выполнения на периодической основе (выставление счетов);
  • Возможность оперативного (в течение 24 часов) получения отдельных архивных документов коробок по заявке Заказчика, в течение 3-х часов или наследующий день;
  • Собственная архивная служба, полный комплекс технической обработки документов; Отправка документов, по факсу или e-mail.
  • Наличие средств контроля температуры и влажности в архивном складе, а также системы защиты архивного склада от воздействия воды, огня, грызунов;
  • Доступ в архив представителя заказчика с целью периодического (ежеквартального) контроля соблюдения условий договора. 

Архивная обработка позволит Вам обеспечить:

  • своевременное комплектование документами;
  • учет и сохранность документов;
  • эффективное использование хранящихся в архиве документов. 

Сотрудничайте с нами

Сотрудничая  с нами  по внеофисному хранению документов, вы также получаете полный комплекс дополнительных услуг: сканирование документов и организация электронного архива, архивная обработка и уничтожению документов, консультации по архивному делу. Гарантией качества и профессионализма оказываемых компании "Архивный Сервис" услуг мы предоставляем юридически грамотно оформленный договор внеофисного хранения документов. В нем четко прописаны условия возмездных услуг, права и обязанности обеих сторон. 

Как рассчитать стоимость услуг внеофисного хранение документов?

Вам просто нужно позвонить в Компанию "Архивный Сервис" по телефону: (495) 227-04-94


смотрите также:

Электронная архивация документов на предприятии

Шредирование документов

Архивный переплет

Хранение учредительных документов

Сканирование документов в pdf

Наши клиенты