Когда нужно сканирование и распознавание текста

Документацию необязательно хранить в бумажном виде: бумага портится, требуют много места и времени на последующий поиск нужного документа. Чтобы создать обычный архив, требуются месяцы работы.

Гораздо проще подготовить электронный архив

Если документы уже имеют электронную копию, ничего сложного в этом не будет. К сожалению, многие акты, постановления, договора, приказы хранятся в распечатанном виде. Чтобы перенести их в электронный архив, необходимо сканирование и распознавание текста.

Зачем сканируют документы?

Существует масса ситуаций, когда документ необходимо перенести на цифровой носитель.

Среди них выделим:

  • Создание электронного архива (что уже описано выше);
  • Необходимость оперативной пересылки документа по электронной почте;
  • Автоматизация документооборота на предприятии;
  • Необходимости внести правки в документ.

Конечно, один небольшой документ (например, договор или заявление) можно просто перепечатать в текстовом редакторе и сохранить. Но если речь зайдет об архивации или автоматизации, ручной труд будет бессмысленным. Гораздо проще провести сканирование и распознавание текста.

Как осуществляют сканирование и распознавание текста?

  • для сканирования и распознавания текста необходима оргтехника (сам сканер) и программное обеспечение;
  • сначала документы сканируют. Для бумаг в формате А4 достаточно обычного офисного сканера. Крупноформатные документы (например, чертежи) сканируют либо на специальном оборудовании, либо частями. Перед сканированием документы готовят - так, чтобы на выходе получить максимально четкое изображение;
  • после проводят дополнительную обработку и распознавание. Для этого используют специальные программы. Результаты не всегда устраивают владельца документов. Всевозможные погрешности, помарки убирают вручную.

Сканирование и распознавание документов - самостоятельно или нет?

Все зависит от объемов. Несколько документов можно отсканировать своими силами. На распознавание уйдет немного времени, даже если качество копии оказалось плохим. Если вы переводите документы в электронный вид для последующей архивации или автоматизации документооборота, лучше доверить эту работу нашим специалистам.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания проводит сканирование и распознавание текста документов, готовит их к архивации, выполняет другую работы, связанную с печатными и электронными документами.


смотрите также:

Компании занимающиеся архивацией документов

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Хранение на электронных носителях

Как передать архив

Архив в строительных компаниях

Наши клиенты