Конфиденциальное хранение и уничтожение документов

Конфиденциальное хранение документов в настоящее время является весьма востребованной услугой. Многие компании успели по достоинству оценить услуги оказываемые профессионалами по организации архивов документов на территории клиента. Проблема в том, что в большинстве фирм архивы организованы не грамотно, отсутствует четкая структура хранения и поиска документов. Поэтому порой бывает довольно сложно найти нужный документ. На поиски может уйти огромное количество, как сил, так и времени.

Организация архива архивной компанией

Специалисты архивной компании берутся за решение этой проблемы. Они составляют описи, систематизируют, выполняют переплет и упаковывают документы для дальнейшего их хранения.

Обращение к услугам внеофисного хранения документов

Все чаще и чаще крупные фирмы обращаются к услугам внеофисного хранения документов. В этом случает после предварительной систематизации и архивной обработки документы подлежат вывозу для последующего хранения их на территории архивной компании. 

Преимущества внеофисного хранения документов очевидны. 

Прежде всего, предприятия, для которых конфиденциальное хранение документов является профессиональным долгом, гарантируют защищенность информации содержащейся в документах. Документы, переданные на хранение в подобную фирму, находятся под ее правовой, экономической и технической защитой. Это значит, что им не страшна ни атака конкурентов, ни внезапный визит правовых органов.

Вопрос изъятия

Многим знакома ситуация когда правоохранительные или органы изымают документы с целью их последующей проверки. Получить их обратно, как правило, бывает невероятно сложно. Компания, занимающаяся хранением документов, вправе дать отказ выдачи документов, и тем самым предотвратить возникновение конфликтной ситуации.

Экономия на аренде площадей

Помимо этого, хранить документы в специализированных архивных компаниях выгодно, так как можно сэкономить на аренде площадей под собственный архив и оплате труда работников архива.

Однако большинство видов документов рано или поздно подлежат уничтожению. Согласно с законодательством Российской Федерации срок хранения документов составляет от 5 до 75 лет. По истечении установленного срока хранения документация уничтожается.

Конфиденциальное уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Конфиденциальное уничтожение документов с истекшим сроком хранения - это еще одна услуга, предоставляемая архивными компаниями. 

Возможно проведение уничтожения документов  хранящихся в офисе клиента. Для этого специалистами компании производится предварительный отбор и оценка объема документов, подлежащих уничтожению. Оформляются описи, акты, а также другая необходимая в таких случаях документация. После чего подлежащая уничтожению документация вывозится для проведения ее утилизации на специализированном оборудовании компании исполнителя.

Уничтожение документов из архивохранилища архивной компании

Конфиденциальное уничтожение документов может производиться по истечении сроков хранения также из архивохранилища архивной компании, естественно предварительно получив на это письменное распоряжение клиента. После проведения работ по уничтожению в базу данных вносится запись, подтверждающая акт уничтожения и ведение истории этих документов прекращается.

Компании по вывозу и конфиденциальному уничтожению документов

ООО "Архивный Сервис" оказывает услуги по вывозу и конфиденциальному уничтожению документов на промышленных шредерах. Благодаря использованию современной техники и новейших технологий процесс утилизации или уничтожения быстрый и экологически безопасный.

 

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru


смотрите также:

Проблемы долговременного хранения документов

Поточное сканирование документов

Услуги по организации работы архива

Утверждение описей и актов в архиве

Что такое электронный архив?

Наши клиенты