Несанкционированное уничтожение документов
К сожалению, не все руководители правильно понимают роль и значение слов несанкционированное уничтожение документов . Как показала практика, вопрос о том "можно ли уничтожить "ненужные" документы?", возникает у руководителей, которые не знают, как правильно организовать уничтожение документов. Архив организации совместно с руководителем несет ответственность за утрату и несанкционированное уничтожение документов. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов
Санкции за несанкционированное уничтожение документов
За несанкционированное уничтожение документов постоянного и временного сроков хранения налагаются штрафные санкции. Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Сроки хранения
Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. Руководители обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Возможно только законное уничтожение документов организации после истечения срока хранения, а документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственные архивы. Таким образом если Вы столкнулись с этой проблемой, в целях предотвращения несанкционированного уничтожения документов Вы должны позаботиться о том, чтобы доверить эту работу профессионалам.
Порядок уничтожения документов следующий:
- В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).
- По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).
- Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
- Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций.
- В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать правильный порядок уничтожения документов
Нормативно-правовые акты регламентирующие порядок уничтожения документов:
- Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50);
- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 17);
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень типовых документов);
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
- Налоговый кодекс РФ.
ООО "Архивный Сервис" гарантирует правильный порядок уничтожение документов согласно всем установленным нормам в Российском законодательстве.