Обработка архива

Одним из продуктов работы любой организации является достаточно большое количество документов. Чем больше компания и чем больше у неё подразделений, тем, соответственно, большее количество документов будет накапливаться. По законам Российской Федерации, как акционерные общества, так и общества с ограниченной ответственностью обязаны хранить свои документы: это предусматривается как законом "О бухгалтерском учёте", так и соответствующими статьями законов "Об акционерных обществах" и "Об обществах с ограниченной ответственностью". Именно необходимость хранить массу документов рождает особые требования к созданию и обработке архива.

Cколько хранятся документы?

Бухгалтерская отчётность, регистры бухучёта и первичные документы должны храниться в течении срока, установленного текущими правилами ведения архивного дела. Этот срок не может быть менее пяти лет. Для других документов указываются отдельные сроки в соответствующем перечне (к примеру, акты выполненных работ хранятся 75 лет, а некоторые другие документы - бессрочно). Обработка архива предполагает своевременное изъятие дел с истекшим сроком хранения и их последующее уничтожение. Одним из важных аспектов является уточнение момента, когда именно документ поступил на хранение: начало отсчёта срока также определяется государственными законами. Постоянные сроки хранения обычно относятся к документам организаций, которые являются материалами для комплектования архивов.

Обработка архивов предполагает не только своевременное уничтожение дел, но и многие другие операции.

Если ваша компания не передаёт документы на хранение специализированной организации, то следует заняться собственной обработкой архивов. Для этого необходимо составить положение о хранении документов (утверждённое генеральным директором организации), создать архивную службу, описать должностные обязанности её сотрудников, составить положение об экспертной комиссии - группе лиц, производящих первичную обработку архива (в частности, экспертизу ценности документов). Следующий этап обработки архива - систематизация и классификация дел, а также составление подробной номенклатуры в соответствии с принятыми нормами. После окончания этих этапов составляется опись, утверждаемая руководителем организации.

Уничтожение документов

Важным моментом при обработке архивов является организация уничтожения документов  - нормы предполагают, что перед уничтожением бумаги хранятся в специально предназначенном для этого помещении, а затем в обязательном порядке или передаются сторонней специализированной компании, или же уничтожаются своими силами организации.

Кто делает обработку документов?

 Лучшем помощником в удобном и быстром использовании документов является своевременная профессиональная архивная обработка документов от специально обученных этому делу архивистов.

Обработка архивов это достаточно сложная процедура для проведения собственными силами организации, требует особого внимания и специальных знаний в данной области.

Что обычно обрабатывают в компаниях?

  • Кадровые документы;
  • Бухгалтерские документы;
  • Договора;
  • Финансовые документы;
  • Техническую документацию;

Обработка документов архива может происходить как в электронном виде так и в бумажном.

Наши специалисты проведут отбор документов в дела постоянного и более десяти лет хранения, в том числе и на документы по личному составу. Согласно архивным правилам, группировка документов при архивной обработке происходит по годам. Эти дела не должны превышать более двухсот пятидесяти листов, толщина тома - до четырех сантиметров. В случае превышения параметров все, что свыше при  обработке документов, определяется в отдельное дело. 

Обработка архива проводится нашими специалистами исключительно в рамках правового поля действующего законодательства. 

Обработка и перевод в электронный архив:

  • разработка технического задания;
  • установка и настройка специализированного ПО;
  • подготовка к сканированию;
  • обработка электронных документов;
  • техническая поддержка электронного архива.

Обработка архива в бумажном виде включает в себя:

  • cистематизацию документов в архиве по годам и видам;
  • экспертизу ценности и научно-техническую обработку дел;
  • выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
  • качественный архивный переплет и последующее оформление документов;
  • составление описей дел;
  • систематизацию документов после проведения экспертизы ценности, научно-технической обработки и оформительских работ внутри фонда по годам и структурным частям;
  • стеллажирование документов в архивохранилище;
  • создание при необходимости научно-справочного аппарата и нормативно-методологической базы по организации деятельности архива вашей организации.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно


смотрите также:

Специалисты по архивному делу

Аудит архива

Сдача бухгалтерских документов в архив

Архивная обработка и хранение приказов в организации

Архивная экспертиза документов

Наши клиенты