Обработка архива

Одним из продуктов работы любой организации является достаточно большое количество документов. Чем больше компания и чем больше у неё подразделений, тем, соответственно, большее количество документов будет накапливаться. По законам Российской Федерации, как акционерные общества, так и общества с ограниченной ответственностью обязаны хранить свои документы: это предусматривается как законом "О бухгалтерском учёте", так и соответствующими статьями законов "Об акционерных обществах" и "Об обществах с ограниченной ответственностью". Именно необходимость хранить массу документов рождает особые требования к созданию и обработке архива.


Сколько хранятся документы?

Бухгалтерская отчётность, регистры бухучёта и первичные документы должны храниться в течении срока, установленного текущими правилами ведения архивного дела. Этот срок не может быть менее пяти лет. Для других документов указываются отдельные сроки в соответствующем перечне (к примеру, акты выполненных работ хранятся 75 лет, а некоторые другие документы - бессрочно). Обработка архива предполагает своевременное изъятие дел с истекшим сроком хранения и их последующее уничтожение. Одним из важных аспектов является уточнение момента, когда именно документ поступил на хранение: начало отсчёта срока также определяется государственными законами. Постоянные сроки хранения обычно относятся к документам организаций, которые являются материалами для комплектования архивов.

Своевременная обработка архивов

Если ваша компания не передаёт документы на хранение специализированной организации, то следует заняться собственной обработкой архивов. Для этого необходимо составить положение о хранении документов (утверждённое генеральным директором организации), создать архивную службу, описать должностные обязанности её сотрудников, составить положение об экспертной комиссии - группе лиц, производящих первичную обработку архива (в частности, экспертизу ценности документов). Следующий этап обработки архива - систематизация и классификация дел, а также составление подробной номенклатуры в соответствии с принятыми нормами. После окончания этих этапов составляется опись, утверждаемая руководителем организации.

Уничтожение документов

Важным моментом при обработке архивов является организация уничтожения документов  - нормы предполагают, что перед уничтожением бумаги хранятся в специально предназначенном для этого помещении, а затем в обязательном порядке или передаются сторонней специализированной компании, или же уничтожаются своими силами организации.

Кто делает обработку документов?

 Лучшем помощником в удобном и быстром использовании документов является своевременная профессиональная архивная обработка документов от специально обученных этому делу архивистов.

Обработка архивов это достаточно сложная процедура для проведения собственными силами организации, требует особого внимания и специальных знаний в данной области.

Что обычно обрабатывают в компаниях?

  • Кадровые документы;
  • Бухгалтерские документы;
  • Договора;
  • Финансовые документы;
  • Техническую документацию;

Обработка документов в электронном и бумажном виде

Наши специалисты проведут отбор документов в дела постоянного и более десяти лет хранения, в том числе и на документы по личному составу. Согласно архивным правилам, группировка документов при архивной обработке происходит по годам. Эти дела не должны превышать более двухсот пятидесяти листов, толщина тома - до четырех сантиметров. В случае превышения параметров все, что свыше при  обработке документов, определяется в отдельное дело. 

Обработка архива проводится нашими специалистами исключительно в рамках правового поля действующего законодательства. 

Перевод в электронный архив:

  • разработка технического задания;
  • установка и настройка специализированного ПО;
  • подготовка к сканированию;
  • обработка электронных документов;
  • техническая поддержка электронного архива.

Обработка архива в бумажном виде включает в себя:

  • cистематизацию документов в архиве по годам и видам;
  • экспертизу ценности и научно-техническую обработку дел;
  • выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
  • качественный архивный переплет и последующее оформление документов;
  • составление описей дел;
  • систематизацию документов после проведения экспертизы ценности, научно-технической обработки и оформительских работ внутри фонда по годам и структурным частям;
  • стеллажирование документов в архивохранилище;
  • создание при необходимости научно-справочного аппарата и нормативно-методологической базы по организации деятельности архива вашей организации.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно


смотрите также:

Передача документов внутри организации

Выемка документов в архиве: правила, особенности

Передача документов при смене директора

Брошюровка архива

Как переплести документы

Наши клиенты