Обработка документов для передачи в архив

Передача документов в архив на хранение проводится с соблюдением процедуры, независимо от того, речь о государственном или ином архиве. Процедура разделена на три подготовительных этапа: экспертиза и отбор, подготовка, составление описи. Если архивариус обнаружит нарушения, документы не примут, поэтому проще и быстрее не заниматься подготовкой внутри компании, а передать эта на аутсорсинг нам.

Основной вопрос

Как проводятся экспертиза и подготовка документов для передачи на архивное хранение?

Подготовка документов — это действия, направленные на обеспечение сохранности носителей в течение всего срока хранения. Так как сроки определяют соответствующие законодательные акты, существуют некоторые нормативы и в вопросах подготовки. Так, архивируемые дела нумеруют, сшивают без применения металлических скрепок и люверсов, составляют обложку с указанием на ней в форменной карточке важных данных и идентификаторов.

Экспертизу, отбор передаваемых, обработку документов для передачи в архив проводит штатный или нанятый специально для этого архивист. Суть процедуры заключается в том, чтобы правильно установить сроки хранения и актуальность бумаг и электронных фактов, приравненных к ним.

Как и для чего составляют опись

Описи архивных документов составляют в нескольких экземплярах. В нее вносят данные о документах, владельце, сроках хранения с указанием ссылок на источники ограничений.

Опись составляют для того, чтобы была возможность в любой момент уточнить местонахождение того или иного документа, а также определить дату его архивирования и оставшийся срок хранения. Проверять то, где находится документ, могут контрольные органы. Если какой-то бумаги не окажется в наличии и в архиве, могут наложить штрафные санкции. Ведение документооборота с соблюдением всех норм и должной тщательностью помогает избежать штрафов и пристального внимания со стороны проверяющих.

Как упростить процесс передачи документов на архивное хранение

Обработка документов для передачи в архив — экспертиза, отбор, подготовка — не быстрый процесс. Поэтому зачастую бизнесу выгоднее нанимать для него сторонних специалистов.

Мы  оказываем полный цикл услуг по передаче документов в архив с соблюдением все этапов процедуры и составлением детального отчета о проделанной работе для заказчика. Это проще и удобнее: не нужно отвлекать штатных сотрудников от работы, понятна стоимость и сроки каждого этапа, вы получаете уверенность, что специалисты должной квалификации сделают все правильно и архив, в том числе государственный, примет все с первого раза — не потребуются доработки описей и пр.