Обработка документов для передачи в архив

Грамотно налаженное делопроизводство, прежде всего, заключается в корректном формировании, учете, хранении, а также уничтожении документов, утративших ценность. В этой статье расскажем о правильной обработке документов для передачи в архив.

Экспертиза ценности

Каждая организация, предприятие или учреждение имеет дело с десятками и сотнями видов различной документации. После окончания их использования в бизнес-процессе каждый из них требует профессиональной оценки. Цель проведения экспертизы:

• определить государственную, научно-культурную ценность каждого документа;
• установить сроки их хранения.

Группировка документов

После экспертной оценки документация должна быть распределена и упорядочена для:

1. Дальнейшего хранения в структурном подразделении предприятия;
2. Передачи в государственный или муниципальный архив;
3. Оперативного уничтожения.

Следует учитывать, что экспертную оценку и группировку документов должны осуществлять лица, знакомые с нормативными актами о делопроизводстве и архивировании. Несоблюдение норм и требований, ненадлежащее хранение и уничтожение документов – являются основанием для административных санкций.

Составление описи

Все дела постоянного и временного хранения (свыше десяти лет), особые документы, свойственные только этой компании, а также по личному составу описываются в архивных описях. В дальнейшем они будут служить справочной базой для работы с архивом. Документы временного хранения передаются на депозитарное хранение. При ликвидации компании документация передается в государственный архив. Передача дел новому правообладателю понадобится при реорганизации предприятия или смене генерального директора.

Согласование описей

Необходимо также учитывать индивидуальные условия передачи документов в федеральный или государственный архив. Неверно сформированные дела или сопроводительные документы частая причина отказа принимающей стороной, и как следствие потеря времени и денег организацией. Уполномоченный сотрудник, архивист в обязательном порядке согласовывает с принимающей стороной порядок и время передачи дел. Это делается для того, чтобы организовать передачу документов в архив в максимально короткие сроки и на выгодных предприятию условиях. В результате вместо огромных кип неструктурированных документов, где трудно что-либо найти на руках будет Акт приема-передачи с подписями сдающей и принимающей стороны.