Обработка исходящих документов

Работа с документами – одно из ключевых направлений деятельности любой компании. Это касается внутренних процессов, а также взаимодействия с клиентами, партнерами и различными структурами.

Документы подразделяются на следующие группы:

• исходящие;

• входящие;

• внутренние.

Исходящие документы нужны для предоставления информации в другие организации. В эту группу входят отчеты, справки, письма, распоряжения, приказы, докладные записки, договоры и другое.

Особенности

Обработка исходящих документов подразумевает следующий алгоритм:

• составление проекта;

• согласование;

• проверка оформления;

• подписание и утверждение;

• регистрация в журнале;

• отправка;

• хранение копии.

Сначала составляется проект документа, потом происходит его согласование. При необходимости предварительная версия претерпевает изменения. Это также бывает связано с требованиями к оформлению.

Когда документ готов, руководитель или другое ответственное лицо подписывает его, после чего происходит отправка. Причем это делается традиционным или электронным способом. В первом случае обычно используется вариант с заказным письмом или курьером. Во втором – прибегают к электронной почте, мессенджерам или различным сервисам.

При работе с исходящими документами нельзя забывать про копии. Их нужно обязательно делать и хранить в архиве. Отсутствие важных копий может привести к серьезным проблемам.

Трудности и их решение

Обработка исходящих документов кажется простой лишь на первый взгляд. Когда таких бумаг много, а человек, занимающийся архивом, не имеет опыта, возникают объективные сложности в работе.

Результатом такой деятельности становится плохая организация процесса и допущенные ошибки. Бывает, что в документах отсутствует порядок, что затрудняет их нормальное хранение.

Чтобы избежать этих сложностей, лучше обратиться в архивную фирму. Там выполнят профессиональную обработку необходимых документов и помогут решить другие возникшие проблемы.

Услуги профессионалов

Работа с исходящими документами, ведение электронного архива и прочие услуги вы сможете заказать в компании «Архивный Сервис». Специалисты с большим опытом помогут вам навести порядок в документации и грамотно организовать процесс обработки и хранения.

Сотрудничество с профессионалами избавит вашу организацию от лишних хлопот. Вы сможете сконцентрироваться на своей деятельности, а обработкой документов займутся специалисты.